1. Sissejuhatus

1.1. Juhise eesmärk

Korras ja kvaliteetsed andmed on tänapäeval hädavajalikud igale organisatsioonile. Andmeid kasutatakse muu hulgas teenuste osutamisel, juhtimisotsuste tegemisel, aruandluses ja järelevalves ning üha enam ka tehisaru lahenduste treenimisel.

Praktikas on asutustes väga palju andmeid eri kohtades ja eri kujul: infosüsteemides, andmebaasides, andmeladudes, failides, aruannetes, koostöökeskkondades jm. Sageli puudub asutusel terviklik ülevaade sellest, millised andmed tal olemas on, kus need paiknevad ja kuidas neid kasutatakse. Kui asutusel ei ole ülevaadet oma andmetest ei saa ta neid ka halduse alla võtta - määrata omanike ning tegeleda süsteemselt andmete kvaliteedi ja kasutatavuse tagamisega.

Kõigi andmete ühesugune ja põhjalik haldamine ei ole enamasti ei realistlik ega vajalik. Asutustel on piiratud ressursid ning kõik andmed ei ole oma tähtsuselt võrdsed. Olulisem on tuvastada andmed, millel on asutuse tegevuse seisukohalt suurem kaal – näiteks andmed, mis on vajalikud teenuste toimimiseks, otsuste tegemiseks, õiguslike kohustuste täitmiseks või millel on lai taaskasutusvõimalus. Just nende andmete puhul tuleb tagada selge, jätkusuutlik ja toimiv haldus.

Käesolev juhis käsitleb andmevara (data asset) mõistet ning selle rolli andmete haldamise võimaldamisel. Andmevara on andmete kogum, millel on tuvastatav väärtus asutuse ülesannete täitmisel ning mille üle asutus teostab haldust. Andmevara ei tähenda tingimata konkreetset tehnilist objekti, vaid aitab koondada andmeid nende tähenduse ja kasutuse alusel ning hinnata nende väärtust ja haldamise prioriteeti. Järgnevas peatükis avatakse andmevara mõiste täpsemalt ning selgitatakse, kuidas seda juhises kasutatakse.

Juhis pakub asutustele praktilisi soovitusi, kuidas andmevarasid kaardistada, hinnata nende väärtust ning võtta kõige väärtuslikumad andmed süsteemselt halduse alla. Tulemuseks on võimalus saada oma andmed paremini kontrolli alla ning kasuada neid teadlikult ja eesmärgipäraselt.

Juhise koht Eesti andmehalduse raamistikus

Käesolev juhis on osa Eesti avaliku sektori andmehalduse metoodilisest tervikust[1] ning seostub otseselt Eesti andmehalduse raamistiku ning varasemalt välja töötatud andmekirjelduse ja andmekvaliteedi juhistega[2]. Kui nimetatud juhised keskenduvad sellele, kuidas andmeid kirjeldada ja nende kvaliteeti hallata, siis andmevarade kaardistamine loob nende rakendamiseks vajaliku lähtekoha. Ilma selge ülevaateta, millised andmed asutuses olemas on ja millised neist on tegevuse seisukohalt kõige olulisemad, ei ole võimalik andmekirjeldust ja andmekvaliteeti mõistlikult ja asutuse ressursside mõttes efektiivselt rakendada. Seetõttu on andmevarade kaardistamine süsteemse andmehalduse eeltingimus, mis aitab asutusel luua ühise arusaama andmevaradest ning paigutada need terviklikku andmehalduse raamistikku.

[1] Andmehalduse juhised

[2] https://www.kratid.ee/juhised

1.2. Juhise sihtrühm

Eesti andmehalduse raamistik defineerib asutuse andmehalduse rollid ja vastutused. Käesolev juhis lähtub raamistiku rollikäsitlusest ning toetab selle rakendamist ühes praktilises andmehalduse tegevuses – andmevarade kaardistamises.

Juhise peamised sihtrühmad on:

• andmehalduse juhid, kelle ülesanne on andmevarade kaardistamise protsessi juhtimine ja koordineerimine asutuses;

• andmehaldurid, kelle ülesanne on andmevarade kaardistamise läbiviimine ning andmevarade kirjelduste koostamine ja ajakohastamine.

Praktikas võivad ametinimetused asutustes erineda.

Andmevarade kaardistamine eeldab koostööd nii äri- kui IT-vaate esindajatega. Seetõttu kaasatakse kaardistamise käigus vajadusel valdkonna-, protsessi- ja infosüsteemide eksperte, et tagada kaardistuse täielikkus ja õigsus.

1.3. Juhise ülesehitus

Juhis on üles ehitatud nii, et toetada asutust andmevarade kaardistamise protsessi ettevalmistamisel, läbiviimisel ja tulemuste kasutuselevõtul:

• Sissejuhatus annab ülevaate juhise eesmärgist, sihtrühmast ja kasutusloogikast.

• 1. Andmevara mõiste selgitab, mida andmevara all selles juhises mõistetakse.

• 2. Andmevarade kaardistamise käivitamine asutuses käsitleb kaardistamise projekti ettevalmistamist ja käivitamist.

• 3. Andmevarade kaardistamine ja halduse alla võtmine kirjeldab kaardistamise tegevusi ning tulemuste vormistamist ja kasutuselevõttu.

• 4. Tüüpvead ja probleemid andmevarade kaardistamisel toob välja levinumad vead ja probleemid, et aidata asutusel neid ennetada ja vältida.

• Lisad pakuvad juhise rakendamist toetavaid täiendavaid selgitusi ja praktilisi näidiseid.