Andmevarade kaardistamine on esimene samm süsteemse andmehalduse ja andmevarade kvaliteedi ja kasutatavuse tagamisesuunas. Kui asutus ei ole varem süsteemselt oma andmevarasid kaardistanud on seda mõistlik teha eraldi defineeritud projektina, mille eesmärk on luua asutuses esmane hallatav ülevaade andmevaradest. Projekti järgselt peab asutus omakorda tagama, et loodud kaardistust hallatakse ja uuendatakse süsteemselt ja järjepidevalt.

Open

Joonis 2: Andmevarade kaardistamine kui süsteemse andmehalduse eeldus

Andmevarade kaardistamise projekti edukus sõltub eelkõige kolmest aspektist:

• selge fookus (mida kaardistatakse, st mida on mõistetud andmevarana ja miks);

• kokkulepitud rollid ja vastutus (kes kaardistamise käivitab ja kes viib läbi praktilised kaardistamise ja kirjeldamise tegevused);

• praktiline töökorraldus (töövahendid, ajakava ja suhtlus).

Käesolevas peatükis kirjeldatakse sammud, mille abil andmevarade kaardistamine asutuses käivitada ning luua eeldused kaardistamise tulemuste järjepidevaks haldamiseks.

Andmevarade kaardistamine ei ole eesmärk omaette ega eraldiseisev tegevus. See on osa laiemast andmehaldusest, mille eesmärk on tagada, et asutuse andmed on leitavad, kasutatavad ja usaldusväärsed ning et nende kasutamine ja haldus on selgelt korraldatud. Andmevarade kaardistamine loob eeldused süsteemseks andmehalduseks, kuid selle väärtus avaldub eeskätt siis, kui kaardistamise tulemusi kasutatakse edasistes andmehalduse tegevustes (näiteks andmete kirjeldamisel, andmekvaliteedi haldamisel).

Kaardistamise käivitamisel on esmalt vajalik mõista andmevara tähendust (vt 3.1.1 Andmevarade tuvastamine: andmevara äratundmiskriteeriumid), misjärel saab juba kokku leppida kaardistamise eesmärgi ning määrata mõõdikud, mille alusel hinnatakse edenemist ja tulemust. Selge eesmärgistus aitab vältida olukorda, kus kaardistamine muutub liiga ulatuslikuks või jääb ebamääraseks „andmete inventuuriks“.

Soovitatavad mõõdikud on toodud alljärgnevalt.

Edukas andmevarade kaardistamine eeldab selgelt määratud rolle, tööjaotust, koostööd ja kooskõlastusloogikat. Andmevarade kaardistamine toob kokku nii tehnilise vaate andmetele, mille jaoks on vajalik IT spetsialistide panus (nt kus andmed paiknevad – serverites, failides või andmebaasides), kui ka sisulise vaate, mis selgitab, milliseid andmeid asutus oma tegevuste ja teenuste jaoks vajab ning kuidas neid kasutatakse. Rollide ja vastutuse selge määratlemine aitab tagada kaardistamise sujuva läbiviimise ning andmete õigsuse ja ajakohasuse.

Andmevarade kaardistamise käivitajaks asutuses on projekti eestvedaja / koordinaator (tavaliselt andmehalduse juht). Kaardistamise viivad praktiliselt läbi andmehaldurid, kes koguvad kaardistamiseks vajaliku sisendi ja vormistavad andmevarade loetelu vastavalt juhises toodud põhimõtetele (vt ptk 3. Andmevarade kaardistamine ja halduse alla võtmine).

Soovitatav on alustada olulisematest struktuuriüksustest, valdkondadest või teenustest, lähtudes asutuse enda hinnangust, eesmärkidest ja prioriteetidest. Prioriteetsete valdkondade valiku korraldab projekti eestvedaja koostöös asutuse juhtidega. Kui asutuse strateegias on toodud valdkondade või teenuste prioriteet, on sobiv lähtuda sellest.

Kaardistamist alustavad andmehaldurid asutuse struktuuriüksuste, teenuste või tegevusvaldkondade kaupa, kui koostöös konkreetse struktuuriüksuse töötajatega tuvastatakse andmevarad (vt ptk 3 Andmevarade kaardistamine ja halduse alla võtmine). Kuni konkreetsete andmevara omanike määramiseni (vt ptk 3.2 Andmevarade loetelu kinnitamine ja andmevaradele omanike määramine) täidab andmevara omaniku rolli vastav struktuuriüksus.

Oluline on juba projekti käivitamisel kokku leppida ka valminud andmevarade kaardistuse valideerimise loogika. Soovitatav on, et struktuuriüksus/osakond valideerib oma valdkonna andmevarade loetelu (sisu ja täielikkuse vaates) ja kaardistamise käigus määratud andmevara omanik võtab vastutuse konkreetsete andmevarade eest. Projekti eestvedaja (tavaliselt andmehalduse juht) kinnitab koondtulemuse ja selle avaldamise või kasutuselevõtu edasistes andmehalduse tegevustes.

Minimaalselt vajalikud rollid kaardistamise läbiviimiseks on järgmised:

Andmevarade kaardistamine aitab asutusel oma andmeid edaspidi paremini leida, kasutada ja hallata, kuid see eeldab, et kaardistamise tulemused on korralikult dokumenteeritud ja asutuse töötajatele kättesaadavad. Seetõttu on kaardistamise läbiviimiseks ja tulemuste haldamiseks mõistlik kasutada sobivat töövahendit, mis võimaldab andmevarasid ühtselt kirjeldada ja hallata.

On oluline rõhutada, et andmevarade kaardistamine ei ole ühekordne tegevus, vaid pidev protsess - kaardistust tuleb ka peale esmast projekti ajakohasena hoida. Selliseks igapäevaseks kasutamiseks peab valitav töövahend olema kasutajasõbralik ja praktiline. Eriti kasulikud on töövahendid, mis toetavad andmevarade ajakohastamist ning võimaldavad tuvastada muutusi ka tehnilistes andmevarades.

Valitud töövahend peab võimaldama vähemalt seda, et andmevarade loend oleks ühes kohas hallatav, ajas jälgitav ning seotud konkreetsete vastutajate ehk omanikega. See loob eelduse, et kaardistus ei jää projektidokumendiks, vaid muutub toimivaks sisendiks andmehalduse igapäevasesse töökorraldusse.

Täpsemalt peab töövahend võimaldama:

• koondada info andmevaradest ühte kohta;

• kirjeldada andmevara (pealkiri, tüüp, väärtus, seos liigitusskeemiga jne);

• määrata andmevara omanikke;

• hallata muudatusi.

Praktikas võib rakendada kaheastmelist töövahendi loogikat. Esmase kaardistuse võib teha tabeli kujul (sel juhul on töövahendiks Excel / Sharepoint List vms), et projekti alguses ei peaks kohe alustama töövahendi kasutuselevõtuga. Andmevarade kaardistuse jätkusuutlik haldamine ja ajakohasena hoidmine aga võimalik ainult spetsiaalses andmekataloogi keskkonnas.

Töövahendi valikul tuleb hinnata vähemalt järgmist:

• kas asutuses on juba kasutusel andmekataloogi tarkvara (nt RIHAKE) ning kas seda saab kohe kasutada;

• kas töövahend toetab andmevara kirjeldamist, sh omaniku määramist ja valideerimise loogikat;

• kas töövahend toetab infoturbest tulenevaid vajadusi, nt juurdepääsupiirangute määramine;

• kas andmevarade ja nende muudatuste tuvastamine on asutuse jaoks sobival kujul automatiseeritav;

• kas töövahend toetab Eesti andmekirjelduse standardit;

• kas töövahend toetab kaardistuse avalikustamist ja otsinguid (asutuse piires).

Enne sisulise kaardistamise alustamist tuleb koostada tegevuskava, mis määrab projekti etapid ja töökorralduse, sh eelnevalt defineeritud rollide täitjad. Tegevuskava eesmärk ei ole luua projektiplaani formaalsuse pärast, vaid tagada, et kaardistamine toimub ühtses loogikas ning tulemuseks tekib hallatav ja usaldusväärne andmevarade loetelu.

Tegevuskava aitab vältida olukorda, kus kaardistamine muutub killustatuks (erinevad struktuuriüksused annavad sisendit eri tasemetel), venib ajas või jääb kinnitamata.

Tegevuskava peab katma vähemalt alljärgnevalt kirjeldatud teemad.

Enne kaardistamise alustamist on soovitatav tuvastada asutuse olulisemad struktuuriüksused ja valdkonnad. Prioriteedid määrab projekti koordinaator / andmehalduse juht koostöös asutuse juhtidega. Eesmärk on suunata kaardistamise ressursid eelkõige olulisematele struktuuriüksustele või valdkondadele.

Tuvastatud olulisemad struktuuriüksused on sisendiks järgmistele tegevustele, eeskätt struktuuriüksuste kaasamiskava koostamisele.

Struktuuriüksuste kaasamiskava koostatakse eelnevalt määratud prioriteetidele tuginedes ning selle eesmärk on planeerida, kuidas andmevarade kaardistamine asutuses praktiliselt läbi viiakse.

Kaasamiskava peab määrama vähemalt:

• millistes struktuuriüksustes kaardistamine tehakse ja millises järjekorras;

• struktuuriüksuste osalemisvalmiduse hindamist;

• kelle kaudu toimub struktuuriüksuses sisendi kogumine (kontaktisik / valdkonna esindaja);

• millal ja kuidas kaasatakse IT (süsteemiomanikud, arhitektid, haldurid).

Praktiliselt tasub enne tööde algust hinnata osakondade valmidust ja kasutada seda planeerimisel. Näiteks on mõistlik alustada nendest üksustest, kus teenusekirjeldused ja süsteemide loogika on paremini dokumenteeritud, sest sealt saadud kogemus aitab hiljem ka keerukamate struktuuriüksuste kaardistamise standardsemaks muuta.

Osakonna valmiduse puhul on olulised indikaatorid:

• kas on olemas teenusekaardid või teenusekirjeldused;

• kas on olemas infosüsteemide dokumentatsioon;

• kas struktuuriüksus on valmis määrama andmevarade omanikud.

Koostöövormid ja keskkonnad

Tegevuskava peab sisaldama praktilist töökorraldust: kus töö käib, kuidas sisend liigub, kuidas kinnitatakse ja kuidas lahendatakse eriarvamused. Kui töökeskkond ja kooskõlastusloogika ei ole ette teada, tekivad paralleelsed versioonid ja vaidlused selle üle, mis on viimane ja õige.

Tegevuskava peab määrama:

• kus hoitakse tööversioone ja lõpptulemit (nt SharePoint, Teams, Confluence, andmekataloog);

• kuidas toimub valideerimine (nt töövahendi töövoog, e-postiga kooskõlastus, töötoa protokoll);

• kuidas lahendatakse vaidlused (nt andmevara piiritluse või omaniku määramise üle).

Ajakava peab olema realistlik ja seotud ressursside ning struktuuriüksuste koormusega. Oluline on, et kaardistamise läbiviimisel oleks selgelt määratud tähtajad ning osapooltele oleks teadlikult planeeritud aeg vajalike tegevuste teostamiseks. Tegevuskava peab määrama mitte ainult etapid, vaid ka selle, millal osakondade sisendit oodatakse ja mis on kaardistuse tähtajad. Ajakava on soovitatav üles ehitada samm‑sammuliselt, liikudes kaardistamisega struktuuriüksuste kaupa

Tüüpiline ajakulu:

• projekti ettevalmistus, sh töötajate väljaõpe: 1–3 nädalat;

• kaardistamise aeg sõltub asutuse ja osakondade suurusest;

• tulemuste dokumenteerimine andmekataloogis või muus süsteemis ja kvaliteedikontroll: 1–3 nädalat;

• valideerimine ja omanike määramine: 2–4 nädalat.

Andmevarade kaardistamine ei ole ühekordne tegevus. Kui kaardistuse ajakohastamise loogikat ei ole kohe projekti käivitamisel kokku lepitud ja andmeomanikele tutvustatud, muutub loetelu kiiresti ebatäpseks. Seetõttu peab tegevuskava sisaldama, kuidas tulemuse haldus pärast andmevarade esmast kaardistamist jätkub.

Ajakohastamise protsessi puhul on soovitatav kokku leppida:

• regulaarne läbivaatus (nt 1 kord aastas või koos teenuste ülevaatusega);

• läbivaatuse eest vastutaja (andmehalduse juht);

• muudatuste haldamise reeglid (uus andmevara, lõpetatud andmevara, liidetud, piiritlust muudetud);

• seos muude andmehalduse tegevustega (nt andmekirjelduste ajakohastamisega).

Praktikas on oluline hoida loetelu sellisel kujul, et see on pidevalt hallatav: igale andmevarale peab olema võimalik määrata omanik ehk vastutaja ning muudatused peavad olema dokumenteeritud. Sellisel juhul muutub kaardistus töövahendiks, mitte üksikuks projektitulemuseks.

Ajakohastamise protsessi toimimise eelduseks on, et andmeomanikud mõistavad oma rolli ja vastutust andmevarade edasises haldamises, sh loendi ajakohasena hoidmises.

Andmevarade kaardistamise kvaliteedi ja hilisema haldamise järjepidevuse tagamiseks tuleb töötajatele anda tagada väljaõpe nii enne kaardistamise alustamist kui ka pärast selle lõpetamist.

Enne andmevarade kaardistamise alustamist: ühise arusaama loomine

Kaardistamise tulemus sõltub otseselt sellest, kas osapooled saavad ühtemoodi aru, mida nad kaardistavad ja miks. Seetõttu tuleb enne kaardistamise algust tagada ühtne arusaam põhimõistetest ja tööprotsessist. Vastasel juhul tekivad eri struktuuriüksustes sama nimega, kuid erineva ulatusega andmevarad, või vastupidi – mitu erinevat asja defineeritakse ühe andmevarana.

Väljaõpe ei pea olema mahukas, kuid see peab looma selge ühise arusaama, mille alusel sisendit kogutakse.

Minimaalselt tuleb enne kaardistamist selgitada:

• mis on andmevara ning mille poolest see erineb nt dokumendist, registrist või andmestikust;

• mis tasemel kaardistamine toimub;

• milline on oodatav tulemus (hallatav andmevarade loetelu, andmevarade väärtuse hindamine);

• kuidas toimub valminud andmevarade loendi kinnitamine.

Soovitatav on teha lühikoolitus (30–60 min), mis tutvustab andmevarade kaardistuse põhimõtteid käesolevast juhisest ning esitatakse võimalikult praktilisi ja konkreetseid näiteid samast või sarnastest asutustest (vt näiteid Lisa 2: Võimalike andmevarade asukohtade loetelu (tehniline vaade)).

Pärast andmevarade kaardistamise lõpetamist: andmeomanike roll ja vastutus

Soovitatav on pärast andmevarade kaardistamise lõpetamist korraldada andmeomanikele eraldi lühikoolitus, mille eesmärk on anda praktiline ülevaade nende rollist ja vastutusest andmevarade edasises haldamises. Koolitus peaks keskenduma andmevarade loendi ajakohasena hoidmisele ning andmevarade haldamisele oma vastutusvaldkonna, teenuse või struktuuriüksuse lõikes ning andma arusaama ka andmehaldusest laiemast vaatest, sh andmekirjelduse ja andmekvaliteedi põhimõtetest.