Eelregistreerimise eesmärk on objekti esmane dokumenteerimine enne kultuuriväärtuse hindamist. Selle tegevuse käigus antakse eelregistreeritud objektidele esmane kirjeldus, mis on aluseks objektide kirjeldamisel hilisemates etappides.

MuIS2-s avaneb eelregistreerimine vajutades Toimingud → Eelregistreerimine

Eelregistreerimine jaguneb kaheks:

• Koostamisel eelregistreerimised - pooleliolevad aktid.

• Lõpetatud eelregistreerimised - lõpetatud aktid.

Mõlemate tegevuste vaade jaguneb omakorda kaheks:

• Toimingupõhine - kirjed kuvatakse registreerimise numbri (aktinumbri) järgi.

• Objektipõhine - kirjed kuvatakse Objekti ID järgi.

Vaikimisi kuvab süsteem kirjed toimingupõhiselt akti loomise kuupäeva (Loomise kp.) järgi kahanevalt.

Valides objektipõhise vaate, kuvab süsteem kirjed Objekti ID järgi kahanevalt.

Kirjete kuvamist on võimalik muuta veeru pealkirjadele vajutades.

Lisaks saab veerge filtreerida kasutades paremal kirjete kohal asuvat filtreerimise funktsiooni :

• Filtreerimise üldotsing kasutab kõiki veergudes esinevaid vabatekstivälju.

• Täpsemaid filtreerimise parameetreid (s.h. klassifikaatoreid) saab seadistada filtreerimise lahtri kõrval asuvat ikooni

Uue eelregistreerimise alustamine

Eelregistreerimist on võimalik alustada vajutades jaluses oleval ikoonil.

Üleandmise eesmärk

Esimene sakk sõnastab eelregistreerimise eesmärgi:

1. Tuleb valida, millises keeles akt koostatakse. Eelregistreerimise saab koostada nii eesti kui ka inglise keeles.

2. Tuleb valida, kas objekt antakse muuseumile püsivalt või ajutiselt.

   1. Ajutiselt hoiule antud objektide puhul tuleb valida eesmärk, mis aktiveerub juhul, kui valida “Objekt antakse muuseumile üle ajutiselt (hoiule)”. Seejärel on võimalik eesmärki täpsustada vabatekstilahtris Täpsustus ning lisada tagastamise tähtaeg kalendriväljal Tagastamise tähtaeg.

3. Tuleb valida, kas objekt on füüsiliselt muuseumisse kohale toodud (Jah) või mitte (Ei). Juhul, kui valida “ei”, kuvatakse lahter, milles tuleks täpsustada objekti tegelikku füüsilist asukohta.

4. Vabatekstilahter Tulmelegend on kohustuslik juhul, kui objekt antakse muuseumile püsivalt. Tulmelegendi lahtrisse tuleb sisestada pikem objekti päritoluga ning üleandmisega seonduv laiem taustteave. Liiga lühikeste kirjete puhul ei ole võimalik mõista tegelikku tulmeinfot. Juhul, kui objekt antakse ajutiselt, antud lahter kohustuslik ei ole.

Üleandja andmed

Üleandja andmete lisamisel on vaja märkida, üleandja (Lisa üleandja) või üleandja puudumine (linnuke kastis Üleandja puudub).

• Üleandja lisamisel tuleb otsida vastavat olemasolevat osalejat (Otsige registreeritud osalejate seast) või lisada Uus üleandja, mis viib uue osaleja lisamise vaatesse.

• Üleandja puudumisel lisatakse selgitus “Üleandja puudub, võetakse vastu igamise alusel”. See tähendab, et omandiõigus tekib isikule kuuluva asja pikaajalise, vahetpidamatu ja heauskse valdamise tagajärjel.

Õigused ja andmekaitse

Antud plokis määratakse, kas objekt on autoriõigusega kaitstud või mitte.

Süsteem küsib: “Kas tegemist on teosega, mis on autoriõigusega kaitstud?” - siinkohal on vaja teha vastav märge Jah või Ei kasti

Täpsemalt autoriõigusest muuseumidele: https://muuwik.5dvision.ee/doc/89_4._autorioigustest_muuseumitootajatele_-_kart_nemvalts.pdf

Objektid

Antud plokis lisatakse eelregistreerimisel vastuvõetavad objektid. Objektide lisamiseks tuleb vajutada vaatel ikoonile

Objektide lisamisel avaneb kaks võimalust:

1. Otsida lisatavaid objekte tagastatud objektide hulgast, vajutades ikoonile

   1. Siinkohal saab leida tagastatud objekte, kasutades lihtotsingut

2. Sisestada uue objekti.

   1. Siinkohal tuleb täita kohustuslikud väljad:

      1. Nimetus - objekti identifitseeriv nimetus

      2. Seisund - valida klassifikaatorist objekti hinnanguline seisund (hea, rahuldav, halb, väga halb)

      3. Autoriõigused - objektiga seonduv autoriõiguste märge on vaikimisi sama, mis eelregistreerimise aktis, kuid juhul, kui objekti autoriõiguste andmed erinevad aktiüleselt märgitutest, tuleb autoriõiguseid muuta

Lisaks on uue objekti sisestamisel võimalik täita mitmesuguseid lahtreid (nt. autorite määramine, numbri genereerimine), mis lihtsustavad hilisemaid vastuvõtu ja kirjeldamisprotsesse.

Juhul, kohustuslikud väljad on täidetud, avaneb võimalus objekti andmed salvestada. Salvestamisel avaneb valik:

1. Minna objektide üldvaatesse eelregistreerimisel, vajutades ikoonil

2. Minna lisatud objekti detailkirjelduse lisamisse, vajutades ikoonil

3. Lisada koheselt uus objekt, vajutades ikoonil

Pärast objektide lisamist on võimalus eelregistreerimisel olevaid objektide andmeid muuta, kustutada või paljundada. Selleks tuleb teha linnuke objekti ees olevas kastis

• Vajutades ikoonil viib süsteem:

1. valides ühe objekti lisamise vaates kuvatud andmete muutmise vaatele.

2. valides kaks objekti andmete muutmise vaatele, mis muudab sama välja kõigi valitud andmete puhul vastavalt sisestatud kirjele. Antud vaates kuvab süsteem teksti: “Tähelepanu: Kõigil valitud objektidel kirjutatakse vastavad muudetud väärtused üle!”

• Vajutades ikoonil , eemaldab süsteem linnukesega kirjed

• Vajutades ikoonil , viib süsteem lisamise vaates kuvatud andmete muutmise vaatele. Antud protsessi saab teha ainult ühe objekti kaupa ehk linnuke on märgitud ainult ühe objekti ette. Seejärel on võimalik paljundatava objekti andmeid muuta ning määrata sobiv lisanduvate koopiate arv. Objekti paljundamisel süsteem algse objekti andmeid ei muuda ei muuda.

Pärast objektide lisamist on võimalik sisestada objektide üleandmisega seonduvad eritingimused vabatekstilahtrisse Objekti(de) üleandmise tingimused

Võimalik on lisada täiendav kommentaar vabatekstilahtris Kommentaar

Võimalik on lisada ka täiendavaid eelregistreerimisega seonduvaid lisadokumente, vajutades ikoonil , mis suunab kasutaja arvutikaustadesse.

Kinnitamine

Antud plokk kuvab dokumendis kuvatavad üleandja ja vastuvõtja andmed.

1. Koostaja - osaleja, kes akti koostab

2. Üleandja - teave objekti üleandja kohta. Juhul, kui eelregistreerimisel lähevad objekti omandiõigused muuseumile, siis üleandja vastuvõttu allkirjastama ei pea. Üleandjaid saab juurde lisada vajutades ikoonil

3. Vastuvõtja - objekti vastuvõtja, kes allkirjastab dokumendi. Üleandjaid saab juurde lisada vajutades ikoonil

Vastuvõtu akti kinnitamiseks tuleb vajutada ikoonil . Toimingu allkirjastatuks märkimiseks tuleb üles laadida vastuvõtja ning üleandja poolt allkirjastatud akt vajutades ikoonil . Allkirjastamiseks vajaliku PDF-faili saab alla laadida ülevalt paremast nurgast vajutades ikoonil

Faili nimes lubatakse vaid suur- ja väiketähti, numbreid, _ ning vaid ühte punkti ('.') järjest. Pärast faili üles laadimist vajutada ikoonil .

Süsteem kuvab kaks võimalust:

1. Algatada hindamisprotokolli koostamine vajutades ikoonil

2. Tühistada eelregistreerimise kinnitus (nt soovi korral akti objekte juurde lisada) vajutades ikoonil , mille järel annab süsteem võimaluse põhjendada kinnitamise tühjendamist

Seotud toimingud

Antud sakk võimaldab näha eelregistreerimisega seotud teisi akte.

Objekti esmane dokumenteerimine

Nagu varasemalt mainitud antakse eelregistreerimisel objektidele esmane kirjeldus, mis on aluseks objektide kirjeldamisele hilisemates faasides. Asja esmasel dokumenteerimisel ehk eelregistreerimisel kirjeldatakse:

• objekti andmed, mille kaudu on seda võimalik teiste seast ära tunda, s.h

  • nimetus

  • autor (teose korral)

  • objekti seisund ja olemasolu korral kahjustused

  • lühikirjeldus

• olemus

• tulmelegend, mis koostatakse üleandja poolse informatsiooni põhjal ja sisaldab võimalikult palju taustateavet, m.h eseme muuseumisse jõudmise teekonda;

• objekti asukoht

• üleandja andmed (nimi, isikukood või registrikood ja kontaktandmed).

• üleandmise tingimused

• autoriõiguste andmed

• isikuandmete avaldamise tingimused

• objekti eeldatav number (vajadusel)