KKK (Korduma kippuvad küsimused)

Peamine

K: Kuidas ma saan MuIS 2 sisse logida?

V: MuIS 2-s toimub sisselogimine ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID-ga.

K: Millal loeb süsteem objekti kirjeldatuks?

V: Kirjeldamise I etapi lõpuks peavad olema täidetud järgmised andmed:

• number ja alakogu

• nimetus

• olemus

• püsiasukoht

• seisund

• füüsiline kirjeldus (vähemalt üks andmeväli füüsilise kirjelduse plokist)

• vähemalt üks sündmus

  • sündmuste kohustuslikud andmed on järgmised:

    • teemasündmus = sündmuse liik + kommentaar, osaleja, toimumiskoht või -aeg

    • valmistamise sündmus = sündmuse liik + toimumiskoht või -aeg

Kui andmed on lisatud, siis MuIS 2 loob automaatselt I etapi kirjeldamise toimingu. Kui I etapi kirjelduseks kohustuslikke andmeid eemaldatakse, siis I etapi kirjelduse kinnitus tühistub automaatselt.
Kuigi MuIS ülejäänud andmeväljade täidetust ei kontrolli, on väga soovitatav lisada I etapi käigus võimalikult palju andmeid.

K: Millal muutub objekt veebiväravas avalikuks?

V: Museaal muutub veebiväravas avalikuks, kui vastuvõtt on lõpetatud, s.h kõik kinnitused olemas või allkirjastatud fail MuIS-i üles laetud (ja allkirjastamine kinnitatud). Avalikustumine toimub samal hetkel, kui objekt saab museaali staatuse. NB! Museaali avalikkust saab igal hetkel muuta kirjeldamise vormi kaudu sakist Kasutusõiguste andmed, kuid seda saab muuseumi poolt teha ainult administraatori rolliga töötaja.

K: Kuidas on võimalik abikogu avalikuks teha?

V: Abikogu on võimalik avalikuks teha MuIS1-s valides menüüst „Admin tegevused“ sakk „Seadistamise vormid“, mille alt avada „Muuseumikogude haldamine“ ja lisada märge, et abikogu on avalik (kui abikogus on mitu alakogu, siis tuleb märge lisada igale alakogule eraldi). Seejärel tulevad abikogus olevad avalikuks märgitud asjad välja ka avalikus portaalis välja.

K: Kas tabelite filtrit kasutades peab uues süsteemis kasutama " ja % märke?

V: MuIS 2-s ei ole see enam vajalik, kuid neid peab edasi kasutama MuIS1 keskkonnas.

K: Kas tekib võimalus, et kõik museaali andmed töökeskkonnas oleks ühel lehel vaadeldavad?

V: Hetkel on võimalik seda MuIS 1-s vaadata täiskirjeldusena, s.h. uusi MuIS2-s sisestatud museaale. Tulevikus saab ka MuIS2-s sarnane võimalus olema.

K: Millal on võimalik taastada massimpordiga museaalide (retrospektiivse) impordi võimalus?

V: See võimalus on olemas ka edaspidi. Tabeli põhi on siin Museaalide massimpordi tabeli põhi - 07.02.2024 seis. Arendaja teeb sinna jooksvalt väiksemaid muudatusi. Tegeleme jõudu mööda tabeli uue kirjeldamise vormiga ühtlustamisega, kuid teatud mahus töötab vana tabel siiski.

K: Kas sõnastikke on võimalik tulevikus täiendada? Puudu on palju olulisi ajaloosündmusi.

V: Sõnastike sisulise täiendamise või muutmisega seonduvad ettepanekud saab saata Madli Pärnale. Sõnastike töörühm tegeleb sõnastike sisulise täiendamisega. Osadel juhtudel lihtsalt ei saa neid muudatusi koheselt teha, vaid peame halduselt/arenduselt abi küsima.

K: Kas rolle ja õigusi määrab peavarahoidja?

V: Seda määravad muuseumi administraatori õigusega isikud, kes saavad kasutajaid hallata. Muuseumi administraatori rolle määrame meie.

K: Kui pikk on MuIS-i sessiooniaeg?

V: Sessiooniaeg kestab 45 minutit ning 3 minutit enne sessiooni lõppu tuleb ka vastav teavitus. Siiski peab arvestama, et ühes aknas sessiooni lõppedes logib süsteem välja kõigis teistes akendes.

Kasutajate haldamine

K: Kas MuIS 2-s on võimalik teise muuseumi sisestatud ajaloolist isikut muuta administratiivseks (s.t. lisada isikukood jne.)?

• Vanas keskkonnas teise muuseumi sisestatud isiku andmeid muuta ei saanud, mistõttu loodi tihti uus osaleja. Selle tulemusel on palju samu isikuid sisestatud erinevates muuseumides erinevate andmetega.

V: Jah, kui kasutajale on see õigus määratud (s.t. enamvähem kõigil), siis MuIS2-s saab muuta teiste muuseumite poolt lisatud osalejaid täiel määral olenemata linnukesest. NB! Aktiivse kasutajakontoga seotud osalejate andmeid saavad muuta vaid administraatorid! Täpsem info rollidest ja nendega seotud õigustest on toodud ära alalehel MuIS-i rollid ja õigused.

K: Mida teha admin kasutajatega, kellel on olemas konto ning tehtud toimingud, kuid hiljem on surnud? Kas talle saab surmaaja märkida?

V: On võimalik lisada surmaaeg. Süsteem arvestab, et surnud ei saa olla üleandjaks.

K: Mitu administraatorit võib ühel muuseumil olla?

V: Seda arvu ei ole määratud, kuid harilikult on muuseumis administraatoreid üks.

Vastuvõtuprotsessi allkirjastamine ja kinnitamine

K: Kuidas toimib praegu allkirjastamine?

V: Allkirjastamise all on siis tegemist hetkel süsteemivälise protsessiga, mis tähendab juba varasemalt allkirjastatud digikonteineri või paberil allkirjastatud dokumendi PDFi üleslaadimist ja allkirjastamise kinnitamisest. See on protsess, mis EI VAJA muuseumi juhi Muisi sisenemist (ega teiste vastuvõtjate), vaid selle saab lõpuni viia protokolli koostaja üksinda (eelregistreerimise puhul valdavalt kõik rollid, vastuvõtu puhul Peavarahoidja ja Siseadministraatori roll).

K: Millal on võimalik akte allkirjastada MuIS-is?

V: Süsteemisisene allkirjastamine MuIS2-s tuleb järgmiste arendusprojektide käigus.

K: Kas muuseumijuht peab iga dokumendi eraldi kinnitama?

V: Kinnitamine on üldjuhul dokumendi/toimingu lõpetamine ja eraldi on muuseumijuhil selleks võimalus ainult vastuvõtus.

K: Kes peavad vastuvõtuakti (registreerimislehe) allkirjastama?

V: Kui objekt on muuseumisse kohale toodud ja õigused (omandiõigus, vajadusel varalised autoriõigused) antakse üle registreerimisel, siis peavad osapooled allkirjastama registreerimislehe (antud juhul üleandmisakti rollis).

Kui õigused antakse üle hiljem vastuvõtu käigus, siis peavad osapooled allkirjastama vastuvõtuakti.

Osapooled: üleandja (või tema allkirjaõiguslik esindaja) ja vastuvõtja/muuseumitöötaja. Praegu lisab MuIS vastuvõtu korral automaatselt allkirjastajaks ka muuseumijuhi, kuid määruse kohaselt ei ole muuseumijuhi kinnitus või allkirjastamine nõutud ja juhi saab aktist eemaldada (vt infokast eelmise küsimuse all). Seega saab praegu muuseum ise otsustada, kas peab vajalikuks muuseumijuhilt vastuvõtul allkirja või kinnitust küsida.

K: Miks on direktor vastuvõtja?

V: Direktor on vastuvõtva osapoole esindaja. Rollide nimetusi ja kuidas neid PDF-failis kuvatakse, saab vajadusel edaspidi muuta. Muuseumijuhi rolli kohta on selline ettepanek seoses vastuvõtuakti ja selle PDF-failiga ka registreeritud.

Eelregistreerimine ja hoiulevõtt

K: Kas ajutisi numbreid MuIS-is edaspidi ei kasutata?

V: Kõiki kirjeid eristab unikaalne Museaal_ID, mis eksisteerib tegelikkuses ka praegu, kuid MuIS2-s on seda veelgi enam välja toodud ning kasutama hakatud.

K: Kas lisatud fail on seotud ühe objektiga või kõigi eelregistreerimisel olevate objektidega?

• Kas on võimalik nii ühte kui ka teistpidi; st. seob kõigiga, seob ainult ühega?

V: Lisatud fail on hetkel seotud hoopiski aktiga. Hetkel veel MuIS2-s sarnast dokumendihaldust ei ole nagu MuIS1-s.

K: Kas teabe eelregistreerimislehele allkirja küsides on vaja allkirja ka vastuvõtuaktile?

V: Topeltallkirjastamine ei ole enam vajalik.

K: Mida tähendab "võetakse vastu igamise alusel"?

V: Tegemist on seaduse alusel omandiõiguse tekkimine teisele isikule kuuluva asja pikaajalise, vahetpidamatu ja heauskse valdamise tagajärjel. Siia kuuluvad muuseumisse kunagi toodud vastuvõtmata asjad, mille omanikku enam keegi ei tea.

K: Kas "pikaajalisus" on määratletud konkreetse ajavahemikuna?

V: Vallasomand tekib igamisega, kui isik valdab vallasasja katkematult viie aasta jooksul nagu omanik.

K: Kas allkirjastamiseks on vaja laadida alla pdf-fail, saata annetajale ja siis laadida see tagasi MuIS2 keskkonda?

V: Jah. Võimalus süsteemis allkirjastada lisandub projekti järgmistes etappides.

Hindamine

K: Kas objektid lähevad automaatselt abikogust maha, kui need põhikogus arvele võetakse?

V: MuIS2 võimaldab senised abikogu objektid lisada otse hindamiskomisjoni protokolli. Hindamiskomisjoni protokollis on võimalik määrata abikogu asjadele otsus "võtta vastu muuseumikogusse". Pärast hindamiskomisjoni protokolli kinnitamist saab need objektid lisada vastuvõtuakti, milles tuleb valida uus alakogu (põhikogu kogu) ning genereerida objektile uus number. Peale vastuvõtuakti kinnitamist tulevad need objektid välja juba "museaalidena" ja uue määratud kogu alt.

K: Kas varem füüsiliselt toimunud komisjoni suuliste kinnituste asemel pean nüüd saama MuIS-i kaudu kõigi kinnituse/kooskõlatuse?

V: Kooskõlastamine ei ole kohustuslik ehk linnukest kooskõlastaja taha panema ei pea. Kinnitamine komisjoni juhi poolt on kohustuslik.

K: Kas hindamise puhul tohivad protokollija ja komisjoni juht olla samas isikus?

V: Alates 2024. aasta algusest saab protokolli koostaja määrata end ka komisjoni juhiks. Juhul kui kooskõlastamist ei toimu, toimub koostaja kinnitamisel ka protokolli lõplik kinnitamine.

Vastuvõtt ja hoiustamine

K: Kas vastuvõtus peab olema määratud püsiasukoht? Kuidas peavarahoidja peaks teadma?

V: Kui peavarahoidja ei tea asukohta on võimalus määrata lihtsalt muuseum, mis on asukohapuu kõrgeim tase.

K: Mida teha, kui meil ei õnnestu üldse saada digiallkirja?

V: Saate jätkuvalt ka paberil allkirjastada. PDF-fail on alla laetav; seda on võimalik skaneerida ning süsteemi üles laadida. Erinevalt digikonteinerist tuleb viimase allkirja lisamise aeg määrata süsteemis käsitsi.

Väljaarvamine MuIS1-s ja vastuvõtuprotsessi jätkamine MuIS2-s

K: Kuidas toimub väljaarvamine põhikogust abikogusse samas muuseumis?

V: Hetkel varasemaga võrreldes muudatusi ei ole ja objekt tuleb kõigepealt välja arvata MuIS1-s ja siis MuIS2-s uuesti vastu võtta. Tulevikus on kavas lahendada see sarnaselt MuIS2 abikogust põhikogusse vastuvõtule (vt Hindamine).

K: Kas abikogusse vastuvõtul tuleb kõik käsitsi sisestada?

V: Jah, tuleb uuesti sisestada. Hetkel ei ole exceli/tabeli baasil eelregisteerimise lisamise võimalust. Tulevikus on sellele mõeldud ja see funktsioon lisatakse.

K: Praegusel juhul andes midagi konservaatoritele korrastamiseks valime muuseumisisese kasutamise. Kas võime sellega jätkata?

V: Jah, erinevad museaalide liikumised jäävad MuIS1-te.

K: Kas leht õigus ja andmekaitse on vaikimisi eeltrükitud, sest see ei anna luba oma isikuandmeid kuvada?

• Lepingus olev teave kuvatakse seejuures kuidagi väga vastuoluliselt. Mingit tüüpi museaalide juures on kindlasti vajalik vähemalt nime avalikustamise variant.

V: Kogudega seoses andmete töötlemise luba tuleneb muuseumil seadusest. Nõusolekut küsitaksegi ainult avalikustamiseks ning selleks leidub ka muudetava tekstiga väli.

Kirjeldamine

K: Kas vanas MuIS-is kirjeldatud esemetel jääb sisestatud aeg kuvatavaks nagu praegu või toimub ka süsteemisisene ümbermuutmine?

V: Muudatuste logi, kus on kirjete kaupa näha lisamise ajad, jääb nähtavaks vanas MuIS-is. MuIS 2-s vana muudatuste logi veel ei näe. Samuti esineb veel teatud ebakorrektsusi viimase muudatuse aja puhul.

K: Kas kollektisoonid lähevad otsitavaks?

• Hetkel on kommentaari väli ainukene alternatiiv isikunime järgi asju leida, kui ei ole aega isikusündmusi teha.

V: Kollektsioonid on otsitavad "Seoses ja viited" alt detailotsingus. Hiljem näidatakse otsingut ka. Väga soovitatav on siiski need isikud kohe sündmuste kaudu kirjeldada. Nii pole hiljem vaja ümber kirjeldada ja ka kõik muud otsingud (sh avalikud) toimivad oluliselt paremini.

K: Kas kirjeldusandmeid (nt ajaloosündmusi) on võimalik ka massiliselt muuta?

V: Hetkel ei ole. Igasuguste kirjeldusandmete massilise muutmise võimalus peaks tulevikus tulema.

K: Kuidas hakkab edaspidi käima arvepidamine tehtud I etapi kirjelduste üle?

V: Sellist päringut peaks saama teha MuIS2 detailotsingus, admin sündmuste osast. S.t otsida objekte eelregistreerimise, seotud osaleja ja ajavahemiku järgi. 23. jaanuaril toimunud uuendusega sai korda ka MuIS1-s olevad tööaruanded.

K: Kas autori/valmistaja nime juurde saab lisada ka “oletatav”, “arvatav” või “tõenäoline”?

V: Hetkel otseselt ei saa. Kuid selle saab lisada "osaleja seos sündmusega" vabatekstiväljale. Paneme analüüsiks kirja, kas lisada edaspidi eraldi väli.

K: Kas on võimalus valitud museaali andmeid kopeerida ka teistele museaalidele?

V: Hetkel töötab veel MuIS1 “museaali andmete kopeerimine”, kuid väga väheste andmetega. Massiline kirjeldusandmete kopeerimine on tulemas järgmiste arendusetappidega, kuid hetkel seda ei ole. Need võimalused laienevad tulevikus võrreldes MuIS1-ga. Hetkel ei tööta andmete kopeerimise moodulis füüsilise kirjelduse ploki valikud. Selle kohta on arendajale pilet edastatud ja loodetavasti nad on nõus seda ka parandama. Korrektselt kopeeritakse olemused, retrospektiivsed vastuvõtu andmed (v.a. kogusse kuulumise aeg) ja ka vabateksti kirjeldamise lahtrid. NB! Need lahtrid kopeeritakse siis sakki Märgid ja tekstid objektil.

K: Kui ma soovin aastateks panna 1940-ndad ja kasutan kirjapildis “1940-1949”, kas pean edaspidi kasutama kümnendeid või saab ka käsitsi lisada?

V: Saab lisada ka täpse ajavahemikuna, s.h ka ainult aastaid kasutades. Soovitamegi kasutada pigem ajavahemikuna (nt aastatena) sisestamist.

K: Kuidas salvestatud ja pooleliolevat kirjeldust edasi teha või ülesse leida, kui MuIS on ennast välja loginud?

V: Kui objekt on salvestatud, siis kasutades MuIS2 otsingut, nt museaali numbri või nimetuse järgi.

K: Miks asukoha sisestamisel tuleb niivõrd palju vasteid?

Näiteks otsides Külmanõmme talu saan viis vastet…

Open

V: MuIS2-s kasutatav aadressiraamat tuleneb Maa-ameti aadressiandmetest, mis tuleneb omakorda Ehitisregistrist. Seetõttu kuvab MuIS aadressiandmed hoonete ja korteriühistute tasandil.

K: Kas osaleja puhul saab määrata kodakondsuseks “teadmata” või vajadusel hoopiski topeltkodakondsuse?

V: Hetkel on olemas variant “-”, topeltkodakondsuse lisamise probleemi saab tulevikus mõelda.