Avalikkuse informeerimine ja juhiste andmine

Uus süsteem muudab kõiki tõlketeenuse osutamise ja hankimisega seotud protsesse. Seetõttu on vaja teavitada kõiki süsteemi otseselt või kaudselt kasutavaid kasutajagruppe, kuid eelkõige peamisi süsteemi kasutajaid – tõlkijaid (nii avalikkuse kui ka avaliku sektori esindajad), tõlkekorraldajaid ja tellijaid. Üheks soovituseks on viia süsteem kergesti meeldejääva ning semantiliselt tähendusliku veebisaidi aadressile ning anda süsteemile ka vastav nimi.

Uue süsteemi loomisest ning selle funktsionaalsusest tuleb informeerida avalikkust, kasutades erinevaid kommunikatsioonikanaleid. Kasutajad peavad saama kasutajaliidese veebiaadressilt infot ja juhtnööre uutest protsessidest ning võimalustest.

Avalikku sektorit tuleks eraldi teavitada, kuna nende puhul on eesmärk muuta tõlkekeskkonna kasutamine kohustuslikuks ning seetõttu muutub olemasolev töökorraldus, tõlketeenuse osutamise ja hankimise protsess.

Hea oleks süsteemi algsel käivitamisel panna tööle abistav infoliin (vms suhtluskanal), mille kaudu saaks vastata küsimustele ning edastada vajalikku informatsiooni. 

Tavakasutaja puhul on arvestatud asjaoluga, et süsteemi sisse logides annab ta nõusoleku annetada oma tõlkemälud riigile. Kuna avalike kasutajate hulgas on vabakutselised tõlkijad, toimetajad ja muud tõlkevaldkonna eskperdid, siis selliste kasutajate loodud tõlkematerjal võib olla väga heaks sisendiks tõlkekeskkonna masintõlke või üldmälu treenimisel. Lisaks saab tavakasutaja panustada tõlkekeskkonna arendamisse läbi tagasisidestamise protsessi. Igal kasutajal on võimalik anda tagasisidet nii keskkonna funktsionaalsuste kohta kui ka üldise tõlkemälu ja masintõlke kohta. See aga omakorda tähendab, et avalikkuse informeerimine ja juhiste andmine uue tõlkekeskkonna kohta on väga oluline ning ebapiisava teavituse korral võib süsteemi kasutajate arv jääda madalaks ning investeering ei tasu ennast ära.

Üheks oluliseks aspektiks, millega tuleb arvestada keskse tõlkekeskkonna juurutamisel, on kasutajate tagasiside. Tõlkekeskkonda on planeeritud tagasisidestamise funktsionaalsus, mis võimaldab kasutajatel edastada süsteemi omanikule tagasisidet nii funktsionaalsuste kohta kui ka tõlkekvaliteedi osas. Lisaks igapäevasele tagasisidele võib mõelda ka suuremale uuringule, mis võib toimuda iga etapi lõpus. Uuringut võib korraldada nii soovitusindeksi näol kui ka tavalise rahulolu-uuringuga.

Mõju avaliku sektori tõlkekorraldusele

Keskse tõlkekeskkonna loomine muudab kõiki avaliku sektori tõlketeenuse osutamise ja hankimisega seotud protsesse ning mõjutab ka eesti keele püsimist ja kasutatavust maailmas.

Kvaliteetse keskse tõlkesüsteemi loomine aitab tagada eesti keele digiteeritust ja jätkusuutlikkust ning eesti keele tehnoloogilist tuge ja kasutatavust mitmekeelses maailmas, parandada ameti- ja tarbetekstide tõlkimise kvaliteeti ning loob lisaväärtust kogu avalikkusele, pakkudes tõlketeenuse kasutamise võimalust ka tavainimesele. 

Kuna tõlkimisvajadus kasvab, siis tekitab see avalikule sektorile suuremaid kulutusi. Keskse süsteemi loomine aitab kulusid kokku hoida ning vältida ka asutuste dubleerivaid tegevusi, mis on tekkinud seetõttu, et kasutatakse samade eesmärkide täitmiseks erinevaid süsteeme.

Tõlkekeskkonna loomise üheks suurimaks saavutuseks on tõlkemälude loomise ja haldamise võimaluste arendamine. Riigiasutused tõlgivad suurel määral dokumendist dokumenti korduvat teksti ja eri valdkondades kasutatakse samu termineid. Tekkivate tõlkemälude hoidmine ja keskse tõlkemälu loomine võimaldab oluliselt vähendada tõlkimisele kuluvat aega ja raha ning tagada tõlgete ühtsuse ja kvaliteedi. Tõlgete kvaliteedi tagamisele aitab kaasa ka erinevate liidestatud terminibaaside kasutamine ning kvaliteedikontrolli võimalus.

Õiguslikud aspektid

Järgnevalt on välja toodud erinevad õiguslikud aspektid, mida tuleb süsteemi arendamisel ja käivitamisel analüüsida ning vajadusel vajalikud muudatused nendesse sisse viia.

Andmekaitsehinnang

Analüüsi esimese etapi raames on konsulteeritud andmekaitse inspektsiooniga (AKI) ning selle raames leiti, et täpsemaid juhiseid ja hinnanguid saab AKI anda siis, kui on jõutud detailanalüüsini või on teada konkreetseid andmeid, mida hakatakse kasutama masintõlkemootorite arendamiseks.

AKI arvamusel tuleb tõlkemälude koondamisel ja masintõlkemootorite treenimisel arvestada tõlgete konfidentsiaalsusnõudeid. Keskne süsteem peab võimaldama tõlkida nii, et tõlgitav tekst ja tõlge jäävad konfidentsiaalseks.

Tõlkemälude koondamisel tuleb vältida isiku-, koha- ja asutusenimede ning muude konfidentsiaalsete andmete kandumist tõlkemälusse. Platvorm peab võimaldama nimeolemite tuvastamist tekstist, sealjuures peab olema võimalik tuvastada asukohti, isikuid, organisatsioone, tooteid, asutusi, mille tulemusel peab lahendus teksti anonüümseks tegema.

Täpsemad andmekaitsenõuded peavad selguma detailanalüüsi käigus, mis tähendab, et andmekaitse aspekt vajab veel täiendavat mõjuhinnangut.

Andmete arhiveerimine

Täiendavalt tuleb analüüsida andmete arhiveerimist ja säilitamist, lähtudes arhiiviseadusest, mis sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest. Lisaks tuleb arvestada ja analüüsida kohustust säilitada teavet seitse aastat seoses tõlgitud tekstidega, mida kasutatakse arvete koostamise jaoks ehk siinkohal ei pruugi olla tegemist ainult arhiiviseadusega, vaid võib olla ka raamatupidamist reguleerivate õigusaktidega.

Riigiasutuste töökorraldus

Analüüsi käigus on selgunud, et üheks sooviks on muuta süsteemi kasutamine riigiasutustele kohustuslikuks. Sellise nõude kehtestamine vajab täiendavat analüüsi just selles osas, mis puudutab asutuste töökorraldust ning õigusakte või asutusesiseseid dokumente, mis reguleerivad organisatsiooni töökorraldust (nt Vabariigi Valitsuse seaduse (VVS) §27 lg 3 alusel tuleks kehtestada eraldi määrus tõlkekorralduse kohta).

Riigihangete läbiviimine

Analüüsi käigus on selgunud vajadus muuta süsteemi kasutamine kohustuslikuks tõlketeenust osutatavatele partneritele (erinevatele tõlkebüroodele). Asutuste sooviks on, et riigile tõlketeenust pakkuvad tõlkebürood kasutaksid keskset tõlkekeskkonda vähemalt tellimuste ja tõlkemälude edastamiseks. Nõue peab olema kehtestatud riigihangete läbiviimisel. Täpsemad nõuded ja vajalikud muudatused õigusaktides peavad selguma täiendava analüüsi raames. Analüüsida tuleb vähemalt riigihangete seadust, sellega seotud määruseid ja korda.

Mõõdikud

Alljärgnevalt on välja toodud erinevad tõlketeenuse osutamisega seotud mõõdikud, mille muutusi analüüsitakse pärast keskse tõlkekeskkonna kasutusele võtmist.

1. Teenuse osutamise/kasutamise arv (kordades) - ühele tõlkekeskkonnale üleminekul toimub protsesside ühtlustumine ja konsolideerimine ühte süsteemi. Ulatuslikud liidestusvõimalused ja arendatavus suurendavad tõlkekeskkonna pakutavate teenuste hulka. Seetõttu tõlketeenuste osutamine/kasutamine kasvab.
2. Rahulolu (nt soovitusindeks või tagasisidevormi kaudu tulnud kaebuste, ettepanekute, kiituste arv) - tõlketeenuste konsolideerimine ühte süsteemi teeb kasutajatele teenuste kättesaadavuse ja toimivuse lihtsamaks.
3. Andmete kvaliteedi tõus (tagasi saadetud ja parandamist vajavate tellimuste arv, tõlkemälude osas tulnud muudatusettepanekute arv) - eelduseks on edukas masintõlkemootorite treenimine ja terminibaaside liidestamine. Uus süsteem suurendab tõlketeenuste usaldusväärsust ja tõstab kasutajate rahulolu.
4. Otsene ajakulu kasutajale (tundides) - tõlketeenuste ja süsteemide suurem integreeritus ja andmete omavaheline ristkasutus võimaldab teostada toiminguid ühe süsteemi kaudu:
   1. erinevate terminibaaside kasutamine;
   2. tõlkemälude loomine ja jagamine;
   3. erinevate masintõlkemootorite kasutamine;
   4. tõlkeprojektide loomine ja haldamine;
   5. statistika väljavõtmine jne.
5. Teenuse kulu sh halduskulu (tundides ja eurodes) – teenuse halduskulu väheneb. Kaovad kulutused erinevatele tõlketööriistade litsentsidele, kulud erinevate süsteemide (nt PPA tõlkeregister) arenduseks, koolitusteks, ülalpidamiseks jmt. Lisaks sellele vähenevad kulud tellitavatele tõlketeenustele, kuna uue süsteemi loomine ning oma masintõlke mootorite arendamine, tõlkemälude kogumine ja haldamine tõstab oluliselt oma töötajate võimekust tõlkida ise, kasutamata tõlkebüroode teenuseid.
6. Tõlkekvaliteet (tagasi saadetud ja parandamist vajavate tellimuste arv) – uue süsteemi arendamine tõstab oluliselt tõlkekvaliteeti, kuna masintõlkemootorite arendamine toimub lähtudes riigi spetsiifilistest vajadustest ning lisaks eeldab see tõlkemälude kogumist, haldamist ja pidevat parendamist. Süsteemi funktsionaalsus võimaldab esitada ettepanekuid tõlkemälude kvaliteedi osas ning vastavalt tulnud ettepankutele tõlkemälusid täiendada. Masintõlkemootorite treenimine toimub pidevalt ning jooksvalt täiendatavad tõlkemälud tõstavad sellega masintõlke kvaliteeti. Samuti saab tõlgitavale tekstile konkreetse tõlkemälu külge panna ning sellega tagada kvaliteetse tõlke. Tõlkekvaliteeti tagab ka süsteemi integreeritud kvaliteedikontrolli tööriist ning võimalus masintõlgitud tekste hiljem järeltoimetada.
7. Terminoloogiline ühtsus (loodud sõnastike arv, terminibaasi kasutuste arv) - masintõlge arvestab seaduste tõlgetega, erinevate süsteemiga liidestatud terminikogudega ja muude teabekihtidega. Lisaks võimaldab keskne tõlkekeskkond valdkondlike terminisõnastike loomist ja nende eksportimist Exceli vm failina.

Riskid

Alljärgnevalt on välja toodud erinevad riskid, mis võivad tekkida süsteemi arendamisel ja kasutusele võtmisel.

1. Tõlkemälude ebapiisav hulk – üheks võimalikuks riskiks on, et tõlkemälude hulk on ebapiisav ning neid ei lisandu ka tulevikus. Tänases olukorras tõlketeenust pakkuvad bürood ei edasta tõlkimise käigus loodud tõlkemälusid ning juhul, kui see olukord ka ei muutu, siis võib kannatada tõlkekvaliteet ning raskendatud on ka masintõlkemootorite treenimine.
2. Masintõlkemootori treenimise keerukus – masintõlkemootori kõrget kvaliteeti saab tagada juhul, kui selle treenimiseks on kasutatud kvaliteetset alusmaterjali ning nende hulk on piisav. Siinkohal on riskiks vajalikke alusmaterjalide puudumine ja nende ebapiisav töötlus.
3. Kasutajad ei võta süsteemi omaks - kui süsteemi pakutavate teenuste kvaliteet on madal või ebapiisav, siis ei pruugi erinevad kasutajagrupid süsteemi kasutada. Lisaks võib probleemiks olla ka ebapiisav teavituskampaania ehk avaliku sektori töötajaid ja avalikkust ei ole piisavalt hästi teavitatud uuest süsteemist ja selle võimalustest.
4. Lühiajalised katkestused – erinevate lühiajaliste tõrgete puhul võib kasutajate töö seista ning tõlkimine vms muu tegevuse lõpetamine ei ole võimalik, kuigi tegemist võib olla kiire tööga. Samuti võib ülekoormatud süsteem mõjutada süsteemi toimimise kiirust ning see võib muutuda aeglaseks.
5. Tehnilised probleemid - kui tegemist on suurema tehnilise veaga, siis riskikohaks on andmete kadu (nt pooleliolevate tööde puhul).
6. Tundlike andmete väärkasutus - kui tõlgitavad tekstid ei läbi anonümiseerimist piisaval määral, siis riskikohaks on tundlike andmete sattumine avalikku tõlkemällu.
7. Ebakvaliteetsed tõlkemälud ja masintõlge - kui tõlgitavad tekstid ei läbi toimetamist või tõlkemälude osas tehtud muudatusettepanekuid ei vaadata üle, siis eeldades, et masintõlkemootorit pidevalt treenitakse, võivad ebakvaliteetsed tõlked mõjutada masintõlke kvaliteeti.
8. Erasektori ebapiisav huvi - erasektorist vabakutselised tõlkijad ja tõlkebürood ei pruugi süsteemi omaks võtta, kuna nende jaoks tähendab uus keskkond mingil määral sissetuleku kaotamist. Uue keskkonna abil saaksid riigiasutused palju tõlketööd ise ära teha ja ei vajaks enam nii palju tõlkebüroo teenuseid. Tõlkekeskkonna edukas areng on aga võimalik juhul, kui sellega liidestatud masintõlkemootoreid on kvaliteetselt ja piisavalt treenitud, kui üldised ja valdkondlikud tõlkemälud on piisavalt kvaliteetsed ning neid on ka piisav hulk. Tõlkemälud on aga praegu paljuski tõlkebüroode käes ning juhul, kui tulevikus tõlkebüroode tõlkijad ei kasuta keskset süsteemi või ei muutu nende jaoks tõlkemälude jagamine kohustuslikuks, siis ei pruugi tõlgete kvaliteet paremaks muutuda.
9. Tõlkekeskkonna halduskulude kasv -praegu on tõlkekeskkonna sisselogimise viisiks pakutud TARA, mis on ka kasutajatele tasuta, kuna kulud on enda peale võtnud RIA. Tulevikus on võimalus, et TARA muutub tellija jaoks (tõlkekeskkonna omaniku jaoks) tasuliseks. Sellisel juhul võib sisselogimine muutuda tasuliseks (nt üks sisselogimine võib maksta Mobiil-ID puhul 0,0085 eur ja ID-kaardi puhul 0,007 eur). Samuti võivad suureneda personalikulud, kui selgub, et ühest sisutoimetajast ei piisa, sest kui tõlkekeskkonna kasutajate arv kasvab, siis võib kasvada ka toimetamist vajavate materjalide maht.

Muud aspektid ja tasuvusarvutused

Keskse tõlkekeskkonna edukaks toimimiseks on vaja pidevalt täiendada tõlkemälude sisu ning treenida keskkonnaga liidestatud masintõlkemudeleid. Selleks, et tagada kvaliteetsete andmetega masintõlkemudelite treenimist, tuleb luua üks täiendav ametikoht – sisutoimetaja. Sisutoimetaja ametikoht on vajalik ka tõlkemälude osas muudatusettepanekute ülevaatamiseks ning vajadusel nende korrigeerimiseks. Kui avaliku sektorile mõeldud keskkonna osas tegelevad muudatusettepanekute ülevaatamisega tõlkemälude omanikud, siis avalikkusele mõeldud üldise tõlkemälu osas tulnud muudatusettepanekute ülevaatamisega peab tegelema sisutoimetaja. Sisutoimetaja ülesandeks on ka koordineerida tõlkemälude ja terminite jõudmist kesksesse andmebaasi ning tagada kvaliteedi ja andmekaitse nõudeid. 

Ametikoha vajadusega on arvestatud tasuvusarvutustes.

Tasuvusarvutused

Keskse tõlkekeskkonna loomise tasuvusanalüüsi raames arvutati välja, kui palju ajaliselt ning rahaliselt võimaldab tõlkekeskkonna loomine säästa. Aluseks olid võetud analüüsi käigus selgunud parameetrid - tõlgitavate lk arv päevas, tõlkijate arv jne. Lisaks sellele arvestati asjaoluga, et keskse süsteemi loomine kiirendab teatud protsesse, nagu tellimuste edastamine, vastuvõtmine, vormistamine, kuid samas tekitab see juurde ka muid haldusprotsesse, mis tänapäeval kas toimivad osaliselt või puuduvad üldse - näiteks tõlkemälude loomine, joondamine ja muud nende haldamisega seotud protsessid. Kuna ühelt poolt tellimuste haldamisega seotud ajakulu väheneb ning teiselt poolt lisanduvad muud haldamisega seotud protsessid ja selle võrra ajakulu suureneb, siis üldjoontes jääb korralduslik pool samaks ning selles osas olulisi muudatusi ei toimu.

Kõige suurem ajaline kokkuhoid saavutatakse tõlkimisele, mis moodustab umbes 50%. Samuti on märkimisväärne ka keskkonna majanduslik tasuvus, millega on võimalik kokku hoida umbes 1 300 000 eurot aastas. Lisaks sellele on võimalik saavutada kokkuhoid ka juhul, kui otsustatakse loobuda olemasolevatest tõlketööriistadest, millel on litsentsitasud ning olemasolevatest tellimuste haldamiseks mõeldud tarkvaradest (nt PPA tõlkeregister), mille ülalhoid on ka tasuline. Detailsemad tasuvusarvutused on välja toodud allolevas Exceli tabelis.

Tasuvusarvutused: Tasuvusarvutused (1) (1).xlsx