Välja arvamine: nõuded

ID

Nõude kirjeldus

VA156

Kui väljaarvamise tööleht on tekkinud inventuuri või kadumise registreerimise tulemusena, siis peab see olema eeltäidetud inventuuri või kadumise andmete alusel ja vastav dokument/tööleht peab olema märgitud ka väljaarvamise

alusdokumendiks. Seejuures kui inventuuri alusel on registreeritud kadumine, siis väljaarvamise alusdokumendiks on ikkagi inventuuriakt.

Kadumiste haldust ei ole esimeses etapis, küll aga on kadunuks märkimine

Välja arvamise alusdokumendiks on dokument/toiming, mille käigus sai objekt staatuse "välja arvamise ootel".

Välja arvamisse, või välja arvamise ootel objektidesse käsitsi lisatud objektide korral automaatset alusdokumenti ei ole.

VA157

Peab olema võimalik lisada uut väljaarvamist, kuhu saab lisada oma muuseumi museaale ja abikogu asju.

VA158

Uue väljaarvamise lisamisel peab avanema tühi väljaarvamise tööleht.

VA159

Väljaarvamise töölehe kuvatavad andmeväljad on välja toodud Tabel 7.

VA160

Väljaarvamise töölehel peab saama valida väljaarvamise põhjuse, mis võib olla üks järgnevatest:

 Museaal on kahjustunud ja seda ei ole võimalik taastada;

 Museaal on hävinud või kaotsi läinud ning seda ei ole leitud vähemalt kahe järjestikuse korralise inventuuri käigus;

 Museaal on enne muuseumikogusse arvamist omaniku tahte vastaselt tema valdusest välja läinud või teisest riigist välja viidud ning see antakse üle omanikule või tagastatakse teisele riigile;

 Museaali kuulumine muuseumikogusse ei ole kooskõlas muuseumi kogumispõhimõtetega;

 Sama muuseumi muuseumikogus või mõnes teises riigile kuuluvas muuseumikogus leidub museaaliga olulisel määral sarnaseid museaale, mis on paremas seisukorras või mille kohta teadaolev kultuuriväärtuslik teave on täielikum.

Väljaarvamise töölehel peab saama valida väljaarvamise põhjuse, mille valikud museaali välja arvamisel on järgmised:

 Museaal on kahjustunud ja seda ei ole võimalik taastada;

 Museaal on hävinud või kaotsi läinud ning seda ei ole leitud vähemalt kahe järjestikuse korralise inventuuri käigus;

 Museaal on enne muuseumikogusse arvamist omaniku tahte vastaselt tema valdusest välja läinud või teisest riigist välja viidud ning see antakse üle omanikule või tagastatakse teisele riigile;

 Museaali kuulumine muuseumikogusse ei ole kooskõlas muuseumi kogumispõhimõtetega;

 Sama muuseumi muuseumikogus või mõnes teises riigile kuuluvas muuseumikogus leidub museaaliga olulisel määral sarnaseid museaale, mis on paremas seisukorras või mille kohta teadaolev kultuuriväärtuslik teave on täielikum.

Väljaarvamise töölehel peab saama valida väljaarvamise põhjuse, mille valikud abikogu asja välja arvamisel on järgmised:

asi on kahjustunud ja seda ei ole võimalik taastada;

asi on hävinud või kaotsi läinud;

asi on enne abikogusse arvamist omaniku tahte vastaselt tema valdusest välja läinud või teisest riigist välja viidud ning see antakse üle omanikule või tagastatakse teisele riigile;

muu (selle valikul tuleks sisestada vabatekstiline selgitus)

VA161

Kui väljaarvamise põhjuse liik on „Museaal on kahjustunud ja seda ei ole võimalik taastada“, peab saama täiendavalt märkida, et välja arvamise järel objekt hävitatakse.

VA162

Juhul, kui väljaarvamise tööleht on tekkinud inventuuri või kadumise registreerimise tulemusena, peab töölehel olema väljaarvamise põhjus automaatselt täidetud. See saab olla kas „Museaal on kahjustunud ja seda ei ole võimalik taastada“ või „Museaal on hävinud või kaotsi läinud“ (sõltuvalt alusdokumendi andmetest).

Kui objekt on kadunuks märgitud on väljaandmise põhjus eeltäidetud: Museaal on hävinud või kaotsi läinud ning seda ei ole leitud vähemalt kahe järjestikuse korralise inventuuri käigus;

Otsus: kahjustuste osa vaadata inventuuri käigus

VA163

Väljaarvamise töölehele peab saama lisada alusdokumendi, mis võib olla süsteemiväline fail (ministri, valla- või linnavalitsuse või juriidilise isiku juhtorgani otsus) või viide süsteemisisesele dokumendile (nt inventeerimisakt).

VA164

Väljaarvamise töölehele peab saama lisada mitu alusdokumenti. Nt kui põhjuseks „Museaal on hävinud või kaotsi läinud“, peab saama laadida üles/lisada viite eksperdi arvamusele ja lisada viite kahele inventuuriaktile, mille alusel antud väljaarvamine teostatakse.

VA165

Väljaarvamise töölehe alusel peab saama genereerida väljaarvamisakti PDF-ina.

VA166

Väljaarvamise töölehte saab kinnitada (seda ei allkirjastata).

VA167

Kui väljaarvamise põhjuse liik on „Museaali kuulumine muuseumikogusse ei ole kooskõlas muuseumi kogumispõhimõtetega või „Leidub olulisel määral sarnaseid museaale“, peab saama täiendavalt märkida, kas välja arvamise järel museaal:

 Museaal antakse üle teisele mäluasutusele;

 Museaal tagastatakse õigustatud isikule;

 Museaal võetakse arvele abikogusse.

 Museaal võõrandatakse tasu eest avalikul enampakkumisel;

 Museaal hävitatakse.

Abikogust asja välja arvamise järel museaal valikud on järgnevad:

asi antakse üle teisele mäluasutusele;

asi tagastatakse õigustatud isikule;

asi võõrandatakse;

asi hävitatakse;

muu

VA168

Kui väljaarvamise järeltegevus on „Museaal võetakse arvele abikogusse“, siis peab väljaarvamise töölehe kinnitamisel süsteem genereerima vastuvõttude nimekirja vaatesse „vastuvõtu ootel“ kirje abikogusse vastuvõtuks, eeltäidetud andmetega.

VA169

Kui väljaarvamise järeltegevus on „Museaal antakse üle teisele mäluasutusele“, siis peab väljaarvamise töölehel saama täiendavalt sisestada ka vastuvõtva mäluasutuse ja selle esindaja andmed. Juhul, kui tegemist on teise töötajakeskkonda kasutava muuseumiga, siis väljaarvamise töölehe kinnitamisel peab süsteem genereerima teise muuseumi vastuvõttude nimekirja vaatesse „vastuvõtu ootel“ kirje eeltäidetud andmetega. Seejuures:

 Kui järeltegevuseks on „Museaal antakse üle teisele mäluasutusele“, siis peab teisele muuseumile tekkima kinnitamata eeltäidetud muuseumikogusse vastuvõtu kirje, kus muuseum peab saama valida, kas võtab objektid vastu muuseumikogusse või abikogusse;

Kui väljaarvamise järeltegevus on „Museaal antakse üle teisele mäluasutusele“, siis peab väljaarvamise töölehel saama täiendavalt sisestada ka vastuvõtva mäluasutuse ja selle esindaja andmed. Juhul, kui tegemist on teise töötajakeskkonda kasutava muuseumiga, siis väljaarvamise töölehe kinnitamisel peab süsteem genereerima teise muuseumi vastuvõttude nimekirja vaatesse „vastuvõtu ootel“ kirje eeltäidetud andmetega.

Ettepanek: eeltäidetud kirjeid ei tee, ehk tahavad mitmeid objekte kokku tõsta vms

VA170

Väljaarvamise alusel genereeritud vastuvõtu erinevused võrreldes tavapärase vastuvõtu töölehega:

 Üleandjaks peab olema märgitud automaatselt väljaarvamise teinud muuseum ja selle esindajana väljaarvamise kinnitanud muuseumitöötaja;

 Vastuvõtjaks peab olema märgitud automaatselt väljaarvamisse vastuvõtjaks märgitud muuseum ja selle esindaja;

 Vastuvõtu alusdokumendiks peab olema automaatselt määratud teise muuseumi väljaarvamisakt;

 Kõik väljaarvamises olnud objektid peavad olema vaikimisi vastuvõtu töölehele kantud, kuid neid peab saama eemaldada;

 Vastuvõtu töölehel peab olema võimalik määrata autoriõigused ja üleandmise tingimused;

 Vastuvõtu töölehe alusel genereeritud vastuvõtuakti allkirjastab alati nii vastuvõtja (vastuvõttev muuseum) kui üleandja (väljaarvamise teinud muuseum);

 Eelmise muuseumi museaalide number peab olema kantud objekti kirjelduses automaatselt teiste numbrite alla (võib olla vajadus eelmises muuseumis kehtinud numbreid osaliselt taaskasutada – selleks, et säilitada nt alanumbrite süsteem ja järjekord).

VA171

Kui väljaarvamise põhjuse liik on „Museaal tagastatakse õigustatud isikule“ (sh nõudes VA167 nimetatud teine juht), siis peab väljaarvamise töölehel saama täiendavalt sisestada ka vastuvõtva isiku andmed (kui tegemist on juriidilise isikuga, tuleb sisestada ka juriidilise isiku esindaja). Väljaarvamise töölehe kinnitamisel peab süsteem genereerima tagastamiste nimekirja vaatesse „tagastamise ootel“ kirje eeltäidetud andmetega.

VA172

Väljaarvamise alusel genereeritud tagastamise erinevused võrreldes tavapärase tagastamise töölehega:

 Üleandjaks peab olema märgitud automaatselt väljaarvamise teinud muuseum ja selle esindajana väljaarvamise kinnitanud muuseumitöötaja;

 Vastuvõtjaks peab olema märgitud väljaarvamisse märgitud vastuvõtja;

 Tagastamise alusdokumendiks peab olema automaatselt määratud väljaarvamisakt;

 Kõik väljaarvamises olnud objektid peavad olema vaikimisi tagastamise töölehele kantud.

Väljaarvamise alusel koostatud tagastamisakt kuulub allkirjastamisele nagu tavapärane tagastamisakt (sh võimalus vastuvõtjal digiallkirjastada avalikus keskkonnas).

VA173

Juhul, kui museaal arvatakse välja eesmärgiga see võtta arvele abikogus (nõudes VA167 nimetatud kolmas juht), siis selliseid välja arvatud museaale

peab olema võimalik mugavalt lisada uude vastuvõtuakti (hindamiskomisjoni otsust ei ole vaja).

VA174

Juhul, kui välja arvatakse abikogu asi, peab olema võimalik väljaarvamisakti täita lihtsustatud kujul – sh erinevad väljaarvamise põhjuse liigid (mh „Abikogu asi arvatakse muuseumikogusse“) ja puudub vajadus alusdokumentide laadimiseks. Kuna abikogu asja välja arvamise põhjuseks on muuseumikogusse arvamine, siis selliseid välja arvatud abikogu asju peab olema võimalik mugavalt lisada hindamiskomisjoni protokolli (kuna on vajalik hindamiskomisjoni otsus).

VA175

Väljaarvamisaktiga välja arvatud objekte peab olema võimalik ka taastada (ennistada). Seda peab saama teha selliselt, et eelnevalt kinnitatud väljaarvamisakt tühistatakse või genereeritakse väljaarvamisakti lisa. Antud toimingu teostamisel kehtivad tavapärased dokumentide tühistamise nõuded (sh kontrollitakse järgnevate dokumentide, sh tagastamisakti ja vastuvõtuakti, olemasolu).

VA176

Kui väljaarvamine on kinnitatud (ja ei toimu üle andmine teisele töötajakeskkonda kasutavale muuseumile), peab objekti jooksvaks asukohaks saama „teadmata“.

VA177

Juhul, kui muuseum A-st välja arvatud museaalid võeti arvele muuseum B-s, peab muuseum A jätkuvalt nägema välja arvatud objekti andmeid, aga ainult oma muuseumiga seotud andmeid ja andmete ajalugu, st mitte muuseum B poolt lisatud muudatusi. Küll aga peab olema võimalik muuseum A-l näha sarnaselt teistele teise muuseumi objektidele muuseum B-s arvele võetud sama objekti avalike andmeväljade osas. Seejuures peab olema võimalik selgelt aru saada, et tegemist on sama välja arvatud objektiga.

Juhul, kui muuseum A-st välja arvatud museaalid võeti arvele muuseum B-s, peab muuseum A jätkuvalt nägema välja arvatud objekti andmeid, aga ainult oma muuseumiga seotud andmeid ja andmete ajalugu, st mitte muuseum B poolt lisatud muudatusi. Küll aga peab olema võimalik muuseum A-l näha sarnaselt teistele teise muuseumi objektidele muuseum B-s arvele võetud sama objekti avalike andmeväljade osas.

Muuseumi B poolse vastuvõtu kinnitamise järgselt luuakse Muuseumi A objektivaate kirjelduse lehele lingina uus museaali number. Link avab muuseumi B objektivaate (avalik andmehulk).