Aruandlus

Päringu koostamisel peab kasutaja saama valida :

• Aruande tüübi;
• Päringu sisendparameetrid;
• Päringu väljundparameetrid

Tuleb arvestada kõigi käesolevas dokumendis kirjeldatud:

• Dokumendi liikide ja nendega seotud uute administratiivsete toimingutega (nt tööde aruandesse lisada seisundi hindamised, monitooringud, digiteerimistööd, haridusprogrammid);
• Administratiivsete toimingutega seotud klassifikaatorite muudatustega (nt muuseumisisese kasutamise akti ja väljaandeakti märgitavad kasutamise eesmärgid ning võimalikud tagastamise liigid, mis sõltuvalt tagastamisakti alusdokumendist – nt muuseumisisese kasutamise akt, väljaandeakt, hoiulevõtmisakt, hindamiskomisjoni protokoll, väljaarvamisakt).

2. etappi jäävad:

• seisundi hindamised
• monitooringud,
• digiteerimistööd
• haridusprogrammid

Kõikide sisendparameetrite korral, mis on oma olemuselt mingi klassifikaator/fikseeritud nimekiri, peab olema võimalik valida mitu väärtust. Siia alla kuuluvad minimaalselt järgmised sisendparameetrid:

• Dokumendi liik;
• Kogu liik;
• Alakogu;
• Püsiasukoht;
• Jooksev asukoht;
• Hoiule võtmise liik;
• Tagastamise liik;
• Kasutamise eesmärk;
• Objekti seisund;
• Osaleja;
• Muuseum ja/või filiaal.

NB! Mitu muuseumit saab valida ainult muuseumide ülese administreerimise õigusega isik või isik, kes on seotud mitme muuseumiga ja saab töötajakeskkonnas valida, mis muuseumit ta parajasti esindab. (Samuti saab valida filiaale, kui muuseumil neid on)

Võttes aluseks praeguses süsteemis kasutusel olevad aruande päringud, siis uues süsteemis tuleb kaaluda järgmiste päringute kokku tõstmist:

• Tagastatud esemete aruanne (PÄ15) + Tagastamata esemete aruanne (PÄ16);
• Kohakataloogi aruanne (PÄ11) + Kataloog tulmeandmete ja asukohtadega (PÄ13) + Tulmeraamat (PÄ12);
• Dokumentide risttabel (PÄ01) + Dokumentide register (PÄ02);
• Aastaaruanne – tegevuste lõikes (PÄ04) + Aastaaruanne – kogude seis (PÄ03);
• Kogude aruanne (PÄ05) + Tegevused hoiule võtmiste lõikes (PÄ06).

Lõplik otsus aruande päringute kokku tõstmise kohta (ka nende kohta, mida käesolevas nõudes ei ole toodud) tehakse tööde käigus. Eesmärk on jätta alles võimalikult vähe fikseeritud aruande päringud, võimaldades kasutajal endal kujundada enda jaoks sobivad aruande päringud. Seejuures tuleb arvestada, et tulenevalt aruande päringu tulemustest ei pruugi kokku tõstmine olla võimalik – nt juhul, kui ühel juhul kuvatakse päringu tulemustes objektid ja teisel juhul dokumendid/administratiivsed toimingud. Ka viimasel juhul võib osutuda võimalikuks kasutada ühte universaalset päringut, kuid võimaldada väljundparameetrite hulgas teha valik, kas tulem kuvatakse objektide või dokumentide/toimingute lõikes. Päringute kokku tõstmisel tuleb arvestada sellega, et üldjoontes jääks alles praeguste päringute sisend- ja väljundparameetrid, v.a käesolevas peatükis kirjeldatud erisused ja täiendused.

Tõstsin esialgu siin nõudes nimetatud päringud kokku kasutades põhimõtet, et põhilisteks ehk eelvalitud väljadeks jäid mõlema aruande kattuvad väljad ja lisaväljadeks kõik ülejäänud.

Kuna uues süsteemis saab luua muuseumide üleseid aruandemalle, muuseumi siseseid aruandemalle ja personaalseid aruandemalle, siis peaksid kõik kasutajad saama endale vajalikud aruanded optimaalselt koostada.

Täiendada olemasolevat aruande päringut (nt kogude aruanne) või lisada täiesti uus aruande päring, mis võimaldab saada järgmise ülevaate:

• Muuseumi ja alakogude lõikes protsent, mis näitab, kui palju objekte kõigist antud muuseumi/alakogu objektidest on infosüsteemi kantud (kogu arv tuleneb muuseumi või alakogude seadistustest);
• Muuseumi ja alakogude lõikes protsent, mis näitab, kui palju objekte kõigist antud muuseumi/alakogu objektidest on kirjeldamise I etapp lõpetatud;
• Muuseumi ja alakogude lõikes protsent, mis näitab kui palju kõigist muuseumi/alakogu objektidest (sh eraldi nii infosüsteemi kantud kui kõigist objektidest) on digiteeritud (st kui paljude objektide juurde on digikoopia failina laetud).

PS: Kõikide nimetatud päringute puhul peab saama valida ka objekti staatuse(d) (st kas tegemist on museaali, abikogu asjaga või hoiulevõetud asjaga).

Tuleb lisada uus aruande päring, mis võimaldab kuvada statistilist infot avaliku keskkonna kasutamise kohta, sh kui palju ja milliseid vaateid on külastatud etteantud perioodis (nt kuu põhiselt). Tuvastada kui palju muuseumide lõikes on objekte vaadatud teatud perioodil. Muuseumidel on vaja erinevat statistikat etteantud perioodi kohta, nt:

• Kui palju on objekte vaadatud, sh alakogude lõikes;
• Milliseid objekte on kõige enam vaadatud, sh alakogude lõikes;
• Kui palju on objektidega seotud faile vaadatud/alla laetud, sh alakogude lõikes;
• Milliste objektide faile on kõige enam vaadatud/alla laetud, sh alakogude lõikes;
• Kui palju on objektide kohta kommentaare lisatud, sh alakogude lõikes;
• Kui palju on andmete muudatusi/muutmisettepanekuid edastatud, sh alakogude lõikes ja millised otsustati kinnitada;
• Jne.

PS: Muuseumide ülese administreerimisõigusega kasutajal peab tal olema võimalik saada statistikat avaliku keskkonna üldse kasutatavuse ja erinevate funktsionaalsuste kasutamiste kohta. Täpne loogika töötatakse välja tööde käigus.