/
Muuseumitöötaja töölaud

Muuseumitöötaja töölaud

Owned by Kadri Nigulas
Last updated: 04.05.2020

Muuseumitöötaja töölaud on esimene asi mis avaneb kui kasutaja sisse logib.

See jaguneb neljaks suureks blokiks:

  • Pooleli olevad toimingud
  • Teated
  • Huviorbiidis olevad dokumendid 
  • Ülesanded

Menüüriba üleval on ka uute sõnumite ikoon mis annab märku kui on saabunud uus teade või ülesanne. Ikoonil klikades avaneb rippmenüü kus on teate/ülesande lühikirjeldus, ning millele klikates avaneb teade/ülesanne.

Joonis 2. Uute sõnumite ikoon ja selle dropdown

Tabel 1. Töölauaga seotud nõuded.

ID

Nõue

UL092

Töötajakeskkonna keskkonna kasutajaid tuleb teavitada, kui toimub mingi tema jaoks oluline muudatus. Kasutaja teavitamine peab toimuma läbi: 

  • Töölauale tekkivate dokumentide;
  • Süsteemis kuvatavate teadete; 
  • E-maili teel laekuvate teadete.
UL093Töölaua vaates tuleb kuvada kõik kasutajaga seotud aktiivsed dokumendid, mis nõuavad tema enda reageeringut või mis ei nõua tema enda reageeringut, aga on tema huviorbiidis.
UL094Töölaual tuleb alati kuvada dokumentide seis (sh kelle käes ja mille ootel on, ka nt mitu isikut on juba allkirja andud). Eristatavalt tuleb kuvada sellised dokumendid, millele kasutaja peaks erilist tähelepanu pöörama. Need olukorrad tuleb kokku leppida tööde käigus, kuid minimaalselt kuuluvad siia sellised dokumendid, milles tähtaeg on lähenemas või ületatud.
UL095Tööde käigus otsustatakse, kas töölaual kuvatavaid dokumente (taotlusi ja akte) peab kasutaja n-ö „tehtuks“ märkida (st kasutaja on omapoolse toimingu teinud või veendunud, et teine osapool on omapoolse toimingu teinud) või peab vastav kirje peale toimingu sooritamist automaatselt kaduma.
UL096Kui teatega on seotud dokument (nt otsustamiseks suunatud taotlus või allkirjastamiseks suunatud dokument), peab olema teate juures mugavalt näha ka teatega seotud dokument ja vastupidiselt seotud dokumendi juures kõik temaga seotud teated. Tööde käigus otsustatakse, kas laekunud teated kuvatakse kohe kasutaja töölaual või eraldi teadete vaates.
UL097Teateid peab kasutaja saama sulgeda/loetuks märkida ja ka teatud juhtudel omakorda vastata (ennekõike objekti kirjelduse kohta laekunud tagasiside, mida peaks saama aktsepteerida ja tagasi lükata – täpsemalt kirjeldatud konkreetsete äriprotsessi juures). Seejuures peab saama teadetega seotud toiminguid (nt neid sulgeda/loetuks märkida) teha ka massiliselt.
UL098Kui saabunud on uus teade, siis peab menüüvaliku või mujal sobilikus kohal juures olema tähelepanu tõmbav sümbol koos numbriga mitu uut ehk lugemata teadet on.
UL099Kõiki süsteemis kuvatavaid teateid tuleb logida ja kasutajal peab olema võimalik kõiki talle saadetud teateid ka hiljem peale sulgemist/loetuks märkimist näha.
UL100Lisaks süsteemis kuvatavatele teadetele peab kasutaja saama tellida teateid ka e-maili teel.
UL101Kõik süsteemi poolt automaatselt saadetud e-maili teated tuleb logida ja kasutajal peab olema võimalik temale saadetud e-posti logi näha.
UL102Kui automaatse e-maili teate saatmisel esineb tõrkeid (aadressi ei eksisteeri, postkast täis, server maas), siis peab muuseumide ülese administreerimise õigustega kasutaja saama selle kohta teate.
UL103

Töötajakeskkonna töölaua vaates tuleb kuvada kõik kasutajaga seotud aktiivsed dokumendid, mis on talle suunatud ja nõuavad tema reageeringut. Seejuures tuleb arvestada, et teatud juhtudel tulenevad isikud, kelle töölaual konkreetne dokument tekib, dokumendi töölehele sisestatud andmetest (nt dokumenti märgitud allkirjastajad) ja teatud juhtudel administreerimisliidese seadistustest (siia kuuluvad avalikust keskkonnast laekuvad taotlused). Need on mh:

  • Töötajakeskkonnas koostatud aktid – akti allkirjastajateks märgitud isikute (nt väljaandeakti märgitud vastuvõtja ja muuseumi juht) töölaual, kui akt ootab nendepoolset allkirjastamist;
  • Töötajakeskkonnas esitatud väljaandmise taotlus – taotluse saaja töölaual, kes peab otsuse langetama;
  • Töötajakeskkonnas koostatud muuseumisisese kasutamise akti või väljaandeakti pikendamise taotlus – taotluse saaja (taotluse aluseks olevasse akti märgitud väljaandja) töölaual, kes peab otsuse langetama;
  • Töötajakeskkonnas koostatud muuseumikogu täiendamise komisjoni protokoll – komisjoni juhi/protokollija/komisjoni liikmete töölaual, kui protokoll ootab nende kommentaare, kooskõlastusi või kinnitusi;
  • Töötajakeskkonna või avaliku keskkonna kaudu esitatud digikoopia tellimise taotlus – administreerimisliideses määratud isiku töölaual, kes peab otsuse langetama;

Seejuures tuleb arvestada, et sama dokument võib töölauale tekkida ka korduvalt – nt kõigepealt edastatakse protokoll kommenteerimiseks, seejärel kooskõlastuseks ning lõpuks lõplikuks kinnitamiseks/allkirjastamiseks või ka juhul, kui dokumendi digiallkirjad tühistatakse ja uuesti allkirjastamisele suunatakse. Täpsed olukorrad, millal töölauale dokument tekkima peab, on kirjeldatud konkreetsete äriprotsesside juures.

UL104

Töötajakeskkonna töölaua vaates tuleb kuvada kõik kasutajaga seotud aktiivsed dokumendid, mis ei nõua tema enda reageeringut, aga on tema huviorbiidis. Need on üldjuhul tema enda poolt koostatud dokumendid, mis ootavad kellegi teise reageeringut. Siia alla kuuluvad mh:

  • Töötajakeskkonnas koostatud aktid – akti koostaja töölaual, kui akt ootab akti märgitud isikute poolset allkirjastamist;
  • Töötajakeskkonnas esitatud väljaandmise taotlus – taotleja töölaual, kui taotlus ootab taotluse saaja poolset otsuse langetamist;
  • Töötajakeskkonnas koostatud muuseumisisese kasutamise akti või väljaandeakti pikendamise taotlus – taotleja (taotluse aluseks olevasse akti märgitud vastuvõtja) töölaual, kuna taotlus ootab taotluse saaja poolset otsuse langetamist;
  • Muuseumikogu täiendamise komisjoni protokoll – protokolli koostaja töölaual, kui oodatakse komisjoni juhi/komisjoni liikmete kommentaare, kooskõlastusi või kinnitusi.
UL105Kui töötajakeskkonna töölaual kuvatava dokumendiga seoses toimub muudatus (nt keegi osapooltest annab protokollile oma kooskõlastuse või allkirjastab akti, taotluse osas tehakse otsus), siis tuleb kuvada asjaosalistele vastava dokumendi kohta informeeriv teade.
UL106

Töötajakeskkonna töölaua vaates tuleb kuvada asjaosalistele informeeriv teade selle kohta, kui läheneb või saabub dokumenti märgitud tähtaeg, sh: 

  • Hoiulevõtmisakti, muuseumisisese kasutamise akti või väljaandeakti märgitud tagastamise tähtaeg;
  • Muuseumikogu täiendamise komisjoni protokolli kooskõlastamise tähtaeg;
  • Tööde (nt konserveerimistööde) teostamise tähtaeg.
UL107

Töötajakeskkonnas kuvatavad teated võib laias laastus jaotada järgnevalt:

  • Dokumentidega seotud teated – kuvatakse isikule, kes on kantud teatega seotud dokumendi töölehele (nt dokumendi koostaja või dokumenti märgitud allkirjastaja). Võimalikud variandid kirjeldatud eelnevates nõuetes; 
  • Reageeringut nõudvad teated – kuvatakse isikule, kes on määratud administreerimisliidese vastava teate saajaks. Siia kuuluvad objekti kirjelduse muutmisettepanekutega seotud teated (mille peab kinnitama või tagasi lükkama) ja avalikust keskkonnast laekuv tagasiside (millele peab vastama). Selle punkti all ei ole mõeldud dokumentidega seotud teateid, mis nõuavad samuti reageeringut (kaetud esimese punktiga); 
  • Tellitavad teated – kuvatakse isikule, kes on ise oma konto halduses vastavat tüüpi teated vabatahtlikult tellinud.
UL108Dokumendiga seotud teated ja reageeringut nõudvad teated (nõudes UL109 nimetatud kaks esimest juhtu) tuleb kasutajale töötajakeskkonnas alati kuvada ja soovi korral võib kasutaja täiendavalt tellida juurde ka e-maili teavituse, st kasutaja ei saa selliste teadete laekumist süsteemis välja lülitada. Tellitud teadete (nõudes UL109 nimetatud viimane juht) puhul peab kasutaja saama ise otsustada, kas ta soovib antud juhul saada ainult süsteemseid teateid, ainult e-maili teel laekuvaid teateid või neid mõlemaid (töötajakeskkonnas teadete tellimise kohta vt peatükk 5.3 „Kasutaja konto, seadistuste ja toimingute haldamine“).
UL109

Reageeringut nõudvad teated võivad olla järgmised (nimekiri ei pruugi olla lõplik ja võib täpsustuda tööde käigus):

  • Sama muuseumi töötaja muudab töötajakeskkonnas objekti kirjeldust kirjelduslehe väliselt (nt inventuuri või konserveerimistöö raames);
  • Teise muuseumi töötaja muudab töötajakeskkonnas objekti kirjeldust (nt teises muuseumis toimunud konserveerimistöö raames või lisatakse teise muuseumi poolt seosobjektina);
  • Avaliku keskkonnast laekub vabatekstiline tagasiside museaali kohta;

NB! Kuna objekti kirjeldusandmete muutmisega seotud teadete (esimesed seitse punkti) hulk võib kasvada väga suureks ja muuseumitöötajad ei jõua füüsiliselt selle kontrollimisega tegeleda, peab saama täiendavalt muuseumi-, kogu- ja kogumisaktsiooni (kui museaali tagasiside laekub kogumisaktsiooni raames) põhiselt administreerimisliideses määrata, kas tegemist on informeeriva teatega (kõik selliseid muudatused kantakse automaatselt objekti kirjelduse lehele) või reageeringut nõudva teatega (kõik selliseid muudatused peab muuseumitöötaja enne kirjelduse lehele kandmist kinnitama).

UL110

Tellitavad teated võivad olla järgmised (nimekiri ei pruugi olla lõplik ja võib täpsustuda tööde käigus):

  • Avalikus keskkonnas lisatakse museaali kohta avalik kommentaar;
  • Läheneb või saabub objekti autoriõigustest tuleneva piirangu tähtaeg;
  • Läheneb või on ületatud digihoidlasse laetud faili piirangu tähtaeg;
  • Kasutajale jagatakse töötajakeskkonna kaudu välja sülem;
  • Kasutajale jagatakse töötajakeskkonna digikoopia tellimuse raames välja faile;
  • Kõik eelnevalt kirjeldatud reageeringut nõudvad teated – ka teistel muuseumi kasutajatel tellida reageeringut nõudvaid teateid, kuid sellisel juhul neil puudub võimalus antud muudatusi kinnitada/tagasisidele vastata (tegemist on ainult nn informeerimisega, et laekus selline ettepanek/tagasiside).
UL111

Kõigi nõudes UL109 nimetatud võimalike reageeringut nõudvate teadete kohta saab administreerimisliideses seadistada isiku/isikud, kellele teated laekuvad ja kes peavad muudatusettepaneku kinnitama/tagasisidet andma. Seejuures: 

  • Objekti kirjeldusandmete muutmisega seotud teate saajate seadistamisel peab saama täiendavalt valida muuseumi (need, millega kasutaja on seotud, sh filiaalid), alakogu ja/või kogumisaktsiooni (kui objekti tagasiside laekub kogumisaktsiooni raames);
  • Avaliku keskkonna kogumisaktsiooni, näituse ja haridusprogrammi teadete puhul peab teate saajate seadistamisel saama täiendavalt valida ka konkreetse kogumisaktsiooni/näituse/haridusprogrammi (st erinevate kogumisaktsioonide/näituste/haridusprogrammide teated peavad minema erinevatele kasutajatele).
KI092Juhul, kui seostatav objekt kuulub teise muuseumi (muuseum B) kogusse, siis edasine sõltub teise muuseumi seadistustest. Kui muuseum B on seadistanud, et teise muuseumi poolt laekuvaid kirjeldusandmetega seotud muudatusi ei pea kinnitama, tuleb vastav seos koheselt muuseum B objekti kirjelduse vaates kuvada. Kui muuseum B on seadistanud, et teise muuseumi poolt laekuvad kirjeldusandmetega seotud muudatusettepanekuid peab kinnitama, siis tuleb teise muuseumi (muuseum B) alakogu eest vastutavale isikule kuvada töölaual muuseumile B saata vastav teade ja ta peab selle kinnitama või tagasi lükkama. Kui ettepanek tagasi lükatakse, ei tohi muuseum B objekti kirjelduse vaates vastavat seost tekkida (muuseum A objekti kirjelduse vaates peab seos aga näha olema). 
MH011Asendaja töölaual peavad asendatava ja tema enda dokumendid ning teated olema kuvatud eristavalt.
MH012Asendaja töölauale peavad laekuma asendatavale suunatud dokumendid ja teated ning ta peab asendatava asemel saama nendega toiminguid teha.

Joonis 1. Töölaud