5.3.6. TO-BE tugiprotsessid

1.0

17.02.2021

@irina.rossinskaja (Unlicensed)

Klassifikaatorite haldamine

Klassifikaatorite kehtestamine, muutmine ja kehtetuks tunnistamine keskses tõlkekeskkonnas. Klassifikaatorite haldusega tegeleb süsteemihaldur ja peakasutaja.

Kasutajakontode haldamine

Kasutajakontode ja rollide haldus - uute kasutajate lisamine ja muutmine ning juurdepääsude aktiveerimine ja deaktiveerimine.

Logide haldamine

Logide haldamine sisaldab sisselogimise jälgimist, tõlketellimustega seotud tegevuste jälgimist ning päringute tegemise statistikat. Logisid saab vaadata ka konkreetsete objektide kohta (nt isik, tõlketellimus, tõlkemälu jne).

Aruannete ning otsingute tegemine

Hõlmab erinevate (nt tõlkebüroode, tõlketellimuste) otsingute tegemist, tulemuste eksporti ning valmis aruannete käivitamist.

Abi- ja infomaterjalide haldamine ja vaatamine

Töö jaoks vajalike abitekstide, juhendmaterjalide, korduma kippuvate küsimuste haldus.

Teavituste haldus

Teavituse seadistamine, sh teavituste mallide ning teavitamise tingimuste seadistamine.

Töövoogude seadistamine

Tõlketeenuse osutamise töövoo seadistamine. Töövoog esindab äriprotsessi ja määratleb, kuidas dokument süsteemist läbi liigub. Töövoog näitab ka, kes on tööülesande algataja, kes peab selle lõpetama või kinnitama.

Tõlkemälude haldamine

Tõlkemälude loomine, muutmine, kehtetuks tunnistamine, muudatusettepanekute aktsepteerimine. Lisaks toimub haldamise raames tõlkemälude valdkondadesse jaotamine. Tõlkemälude haldamisega tegeleb tõlkemälude haldur (omanik).

Sõnastike haldamine

Isiklike sõnastike loomine, muutmine, kehtetuks tunnistamine, eksportimine ja importimine.

Funktsionaalsuste seadistamine

Tõlkimiseks kasutatavate funktsionaalsuste seadistamine (masintõlge, tõlkemälud, terminibaasid).

Kalendri haldamine

Suuliste tõlketellimuste puhul kasutatakse kalendrit, kus on näha kõik aktsepteeritud tellimused. Kalendris on näha, mis kuupäeval, mis kell ja kes tellimust täidab.

Ressursside haldamine

Koosseisuliste tõlkijate ja tõlkebüroode nimekirja loomine, täiendamine ja kehtetuks muutmine.

Tagasiside andmine

Süsteemi töö, võimaluste ning tõlkekvaliteedi kohta tagasiside andmine.

Sisu toimetamine

Üldise tõlkemälude osas tulnud muudatusettepanekute ülevaatamine, vajadusel nende korrigeerimine, andmekaitsenõuete jälgimine ning muud tegevused, mis on seotud terminite lisamisega kesksesse andmebaasi ning tõlkemälude edastamisega masintõlkemootorile.

Avaandmete avalikustamine

Keskse tõlkekeskkonna avaandmete avalikustamise protsess, mille raames tuleb valitud objekti avaandmetele lisada metaandmed ja edastada avaandmete koosseis avaandmete portaalile.

Peab olema võimalik lisada klassifikaatorile väärtusi ning vajadusel olemasoleva klassifikaatori väärtuste kehtivust lõpetada.

Tõlketellimustele peab olema võimalik määrata loetletud staatuseid. Lisaks peab saama tõlketellimuse staatuseid hallata. Peavad olema võimalikud vähemalt järgmised staatused:

• Uus

• Registreeritud

• Tõlkijale suunatud

• Tühistatud

• Tõlkimisel

• Tõlgitud

• Toimetajale edastatud

• Toimetamisel

• Toimetatud

• Transkribeeritud

• Parandatud

• Lõpetatud

• Vastuvõetud

Peavad olema tegevuste logide filtreerimise ja eksportimise võimalused.

Logida tuleb tellimuste (failide) lisamisi, muutmisi, kinnitamisi/allkirjastamisi, tühistamisi.

Kõiki süsteemis kuvatavaid teateid tuleb logida ja kasutajal peab olema
võimalik kõiki talle saadetud teateid ka hiljem peale loetuks märkimist näha.

Kõik süsteemi poolt automaatselt saadetud e-kirjaga saabuvad teated tuleb logida.

Iga sisestusvälja muutmisel tuleb logida selle lisaja/muutja ja
lisamise/muutmise aeg. Seeläbi peab hiljem olema võimalik tuvastada kõik
objektiga (nt tellimusega) toimunud sisestused ja muutused.

Tõlkemälu sisu muutmisel või sõnastike terminite asendamisel tuleb vastav tegevus logida ka objekti muudatusena ja muutjana kuvada kasutajat, kes muudatuse tegi.

Tõlkebüroode/koosseisuliste tõlkijate nimekirja muudatusi tuleb logida.

Peakasutaja/süsteemihaldur peab saama süsteemis logide nimekirja vaadata ning eksportida.

Peakasutaja/süsteemihaldur peab süsteemi andmekasutuse ja sündmuse logi vaadates nägema:

• päringu teinud isikut,

• kuupäeva, millal päring tehti,

• päringu sisu.

Süsteem peab logima veateateid.

Süsteem peab logima logide haldamisega seotud tegevusi.

Logisid peab saama otsida vähemalt järgmiste parameetrite järgi:

• kuupäeva vahemik,

• kellaaja vahemik,

• kasutaja,

• tegevus,

• asutus.

Logi peab olema arhiveeritav. Kasutaja peab nägema logidest enda tehtud
toiminguid.

Süsteemis peavad olema eraldatud:

• andmekasutuse logid,

• tegevuste logid.

Logisid peab saama säilitada vähemalt 3 kuud. (Analüüsi käigus selgitasime välja, et logikirjete säilitamise tähtaeg võiks olla 3 kuni 6 kuud).

Sisselogimine peab toimuma TARA kaudu (detailsem kirjeldus siin: 5.6 Tõlkeplatvormi kirjeldus ja arhitektuurimudel - Keskne tõlkekeskkond - RIK Avalik Conflu).

Ametniku kasutajakonto peab sulguma automaatselt siis, kui ametnik on töölt lahkunud. Vastavad andmed liiguvad süsteemi RTIP-i kaudu.

Ametnikuna esmakordselt sisseloginud kasutaja saab endale "Tellija" rolli.

Süsteemihaldur peab saama seadistada seda, millal kasutajakonto automaatselt sulgub.

Süsteemihaldur peaks saama märkida tuleva kuupäeva, millal konto lukku läheb.

Peab olema võimalik lisada/muuta ning aktiveerida/deaktiveerida kasutaja rolle ja õigusi.

Peab olema võimalik tag'isid lisada ja otsida tag'ide järgi.

Tag'ide nimekirja peab olema võimalik hallata.

Süsteem peab saatma kasutajatele automaatseid teavitusi.

Teavituste väljasaatmisel peab saama valida mitu kasutajat, kellele kiri saadetakse.

Süsteem peab võimaldama liiga kaua teatud (nt "Tõlkimisel") staatuses olnud tõlketellimuste kohta automaatsete teavituste saatmist.

Süsteemi teavitused peavad olema seadistatavad:

1. konkreetsete kasutajate juures;

2. asutuse töövoo juures.

Teavitusi peab saama saata e-postiaadressidele, rakenduse sees. Kasutajale saadetud teavitusi peab saama kasutaja tasandil süsteemis vaadata.

Peab olema võimalik seadistada erinevaid teavitusperioode erinevate tõlketellimuste staatuste jaoks.

Autentimata kasutajatele peab olema kättesaadav avaandmete vaade (masintõlke ja üldise tõlkemälu kasutamise võimalus).

Peab olema võimalik näha statistikat tõlketellimuste lõikes ja mis oli nende tulemus (tõlgitud, toimetatud, parandatud jne).

Peab olema võimalik otsingute tulemusi eksportida.

Tõlkeabitööriistas peab saama otsida tõlgitavas, tõlgitud, toimetamata ja toimetatud tekstis, kommentaarides, avalikus ja isiklikus tõlkemälus, liidestatud sõnastikes (terminibaasidest ja isiklikust sõnastikust). Peab saama otsida konteksti.

Peab olema võimalik otsida kõikidest varasemalt tõlgitud tekstidest.

Peab olema võimalik tehtud otsinguid salvestada.

Peab olema võimalik otsingute tulemusi jagada teiste kasutajatega.

Otsingu tegemisel peab saama määrata:

• otsitakse ainult kasutajaga seotud asjadest;

• otsitakse valitud asutusega seotud asjadest;

• otsitakse üle kogu infosüsteemi.

Peab olema võimalik teha hägusat ehk fuzzy search-otsingut.
Näide: tekstiväljadel võib olla sama isiku nimi mitut moodi kirjutatud või tekstis võivad sõna lõpud olla erinevad, kuid päringu tulemustes oleks soov selliseid ridu koos näha.

Kiirotsingut ja detailotsingut peab saama teha kõikide objektide kohta, mis selguvad detailanalüüsi raames, kuid arvestada tuleb vähemalt järgmiste objektidega:

• tõlkemälud

• tellimused

• sõnastikud

• terminibaasid

• tõlkijad/toimetajad

• hinnakirjad

Detailotsingu parameetrites peab saama määrata vähemalt järgmist:

• valdkond

• ajavahemik

• keelesuunad (lähtekeel ja sihtkeel eraldi)

• seotud kasutaja andmed (tõlkija, toimetaja, tellija jne nimi)

• seotud tellimuse nr

• seotud asutus

Muud parameetrid peavad selguma detailanalüüsi raames.

Juhul kui kasutaja trükib otsingulahtrisse, peab süsteem talle alates kolmandast tähemärgist automaatselt pakkuma kuni viis populaarsemat otsisõna, märksõna või fraasi.

Kasutaja peab saama otsingutulemuste nimekirjast avada detailsema vaate konkreetse tellimuse andmetele.

Peakasutaja peab saama andmebaasi väljade nimekirjast valida endale sobivad väljad, mille alusel süsteem otsingutulemused nimekirjana väljastab.

Peakasutaja peab saama süsteemis defineerida väljad, mille alusel kasutaja saab süsteemis otsingut teha.

Kasutaja peab saama luua sõnastikke.

Süsteemis olevaid sõnastikke peab saama:

• eksportida

• importida

• kustutada

• muuta

Peab olema võimalik teha kiirotsingut üle kogu infosüsteemi märksõna, isikute ja tõlketellimuse numbri põhjal.

Infosüsteemis peavad olema valmis aruanded. Näiteks peab saama aruandesse siduda kokku tõlketellimuste ja tõlkijate andmeid või tellija ja tõlketellimuste andmeid.

Kõikide infosüsteemis kasutatud andmete põhjal peab saama aruandlusvahendi abil koostada aruandeid ja raporteid.

Süsteem peab võimaldama teha aruandeid tõlketellimuste, tõlkemälude, tõlkijate, toimetajate, tellijate kohta ning näha nendega seotud ajakulu, tähemärkide arvu, rahakulu jne.

Peab saama koostada koondaruandeid nii asutuse, valitsemisala kui kogu riigi lõikes (aruanded). Aruandeid saab vaadata, trükkida ja salvestada.

Peab saama otsida tõlketellimuste juurde lisatud tekstifaili sisust.

Peab olema võimalik seadistada tõlketeenuse töövoogu nii asutuse, valitsemisala kui ka kõikide kasutajate jaoks.

Tõlketeenuse töövoogu on võimalik seadistada selliselt, et üks kasutaja täidab mitut rolli.

Tõlketeenuse töövoos sisalduvad tegevused peavad üldjuhul käivituma üksteise järel – järgmise tegevuse käivitumiseks peab eelmine tegevus olema lõpetatud (nt toimetamist saab alustada siis, kui tõlkimine on lõpetatud).

Kui tõlketeenuse töövoos täidab üks kasutaja mitut rolli, peab olema võimalik käivitada paralleelne töövoog - kõik tööülesanded (nt tõlkimine, toimetamine) edastatakse samaaegselt vastavale kasutajale.

Peakasutaja või süsteemihalduri õigustega kasutaja eelseadistab süsteemis kasutatavad tõlketeenuse töövood.

Kasutajal, kes soovib tõlketellimust edastada teistele süsteemi kasutajatele, peab olema võimalik valida sobiv eelseadistatud tõlketeenuse töövoog kõigi asutusega seotud terviktöövoogude hulgast.

Eelseadistatud tõlketeenuse töövoogu peab saama muuta - lisada/muuta/eemaldada tegevusi, lisada/muuta/eemaldada rolle.

Kasutajal peab olema võimalik salvestada töövoog isikliku eeldefineeritud tõlketeenuse töövoona ja kasutada seda tulevikus kõikide oma tellimuste jaoks.

Töövoo tegevusele peab saama määrata tähtaega.

Tõlkemälusid peab saama lisada/muuta/muuta kehtetuks või aktsepteerida tõlkemälu uuendamise ettepanekuid.

Tõlkemälus peavad olema nähtavad vähemalt järgmised andmed:

• tõlkesegmendid lähte- ja sihtlausetega,

• segmendi koostamise kuupäev,

• koostaja andmed,

• viimane muutmisaeg.

Tõlkemälu saab uuendada ainult vastava tõlkemälu haldur (omanik).

Tõlkemälusid peab saama luua nii kasutaja, asutuse, valitsemisala kui ka kõikide kasutajate jaoks.

Tõlkemälusid peab saama jagada erinevate parameetrite alusel:

• valdkonnad (võimalikud valdkonnad kirjeldatud siin: Tõlkemälude valdkonnad - Keskne tõlkekeskkond - RIK Avalik Conflu)

• keelesuunad (võimalikud keelesuunad kirjeldatud siin: Keelesuunad - Keskne tõlkekeskkond - RIK Avalik Conflu)

• projektid (kasutaja loodud projektide nimekirjast)

Tõlkemällu peab olema võimalik salvestada kõik segmendid, juhul kui neid on tõlgitud mitut moodi.

Tõlkemälusid peab saama jagada teiste kasutajatega (detailsemalt kirjeldatud siin 4.3.6.3. Tõlkemälude haldamine - Keskne tõlkekeskkond - RIK Avalik Conflu punktis 3).

Tõlkemälu saab jagada ainult vastava tõlkemälu haldur (omanik).

Peab olema võimalik teha tõlkemälu uuendamise ettepanekuid.

Tõlkemälu uuendamise ettepanekuid peab saama teha iga kasutaja oma rollist sõltumata.

Tõlkemälu peab saama uuendada sõltumata tõlketellimuse olemasolust (nt tõlkemälu haldur leiab, et tõlkemälu vajab uuendamist ja laeb uuendamise failid süsteemi ise ehk uuendamise ettepanekud ei ole seotud süsteemis oleva tellimusega).

Tõlkemälude haldur peab saama loobuda tõlkemälu uuendamise ettepanekutest.

Tõlkebüroode ja koosseisuliste tõlkijate nimekirja saab lisada/muuta peakasutaja ja süsteemihaldur.

Peab olema võimalik sisestada tõlketööde/toimetamistööde maksumuse arvutamise reegleid. Hinna kriteeriumiteks on vähemalt järgmised aspektid:

• tähemärkide arv/minutite arv;

• sõnade arv;

• ühe lehekülje/minuti maksumus

• keelesuund.

1 tõlkelehekülg = 1800 tähemärki koos tühikutega.

Maksumuse arvutamisel peab saama valida, milliste parameetrite alusel toimub arvutamine (sõnade arv, minutid, tähemärkide arv vms).

Maksumuse arvutamisel peab saama määrata mitu protsenti hinnast läheb arvesse sõltuvalt tekstianalüüsi tulemustest. Näiteks, kui tõlkemäludega kattuvuse protsent on 101%, siis hinnast arvestatakse maksumuse arvutamisel ainult 10%, kui kattuvuse protsent on 80%, siis hinnast arvestatakse maksumuse arvutamisel 20% jne. Iga kattuvuseprotsendi jaoks peab saama määrata, kui palju ühiku hinnast läheb arvesse maksumuse arvutamisel.

Süsteemi arvutatud maksumust peab saama käsitsi muuta.

Peab olema võimalik seadistada tõlkemahu kuvamise reegleid. Tõlkemahtu peab saama arvutada vähemalt järgmiste parameetrite alusel:

• tähemärkide arv

• sõnade arv

Masintõlkemootorit peab saama sisse/välja lülitada.

Kasutajale tuleb kuvada süsteemiga liidestatud terminibaase ning kasutaja peab saama muuta terminibaaside valikut.

Peab olema võimalik vahetada tõlkemälude ja masintõlke kasutamise prioriteete.

Peab olema võimalik hallata kalendrit:

• sisestada vabu päevi (teatud päevad kinni panna)

• määrata tööpäeva algus- ja lõppaeg

Iga asutus ja kasutaja peab saama ise kalendrit luua ja hallata. 

Peab olema võimalik luua koosseisuliste tõlkijate ja tõlkebüroode nimekirja.

Koosseisuliste tõlkijate ja tõlkebüroode nimekirja loomine peab olema võimalik iga asutuse jaoks ja kogu valitsemisala jaoks eraldi.

Koosseisuliste tõlkijate ja tõlkebüroode nimekirja loomisel peab olema võimalik sisestada vähemalt järgmised andmed:

• nimi

• keelesuunad

• tööde hinnakiri (hinnakirja raames peab saama seadistada, millisele kattuvusprotsendile kehtib mingi hind)

• oskused (suuline + kirjalik, ainult suuline, ainult kirjalik)

Igale vormile või andmeväljale peab olema võimalik lisada abiteksti.

Tagasisidet peab saama anda iga süsteemi kasutaja sõltumata sellest, kas ta on või ei ole süsteemi sisse logitud.

Tagasiside andmisel peab olema võimalik:

• lisada ekraanipilt

• sisestada sõnum

• paluda vastust oma tagasisidele (sellisel juhul peab kasutaja sisestama oma e-postiaadressi).

Märkus: tagasiside funktsioon peab töötama nagu Google translate'i tagasiside.

Tagasiside peab liikuma infosüsteemi omanikule või omanikumääratud kasutajatele.

Abitekstide lisamine peab olema võimalik kõikidele süsteemis olevatele vormidele, nende plokkidele ja andmeväljadele ja nuppudele.

Mõned näited:

1. Abitekst kogu vormile: Vorm "Töölaud" - "Töölaua personaliseerimiseks kasutage valikut "Seadista". Töölaualt on võimalik eemaldada ja lisada erinevaid osasid vastavalt kasutaja soovile".

2. Abitekst vormi plokile: Plokk "Taustainfo failid" - "Taustainfo failide alla saate lisada tellimusega seotud faile, näiteks tõlkemälud, stiilijuhised, muud teemat puudutavad failid, mis saavad olla tõlkijale abiks."

3. Abitekst nupule: Nupp "Jaota" - "Jaotamise abil saate jaotada valitud tõlketööd erinevate tõlkijate vahel. Tõlketöö jaotamiseks vajutage "Jaota" ning täiendava täitja lisamiseks vajutage "Lisa veel".

Üldise tõlkemälu osas tulnud ettepanekud suunatakse sisutoimetajale. Sisutoimetaja peab saama üldise tõlkemälu osas tulnud muudatusettepanekuid muuta (täiendada sisu), aktsepteerida ning nendest loobuda.

Aktsepteerimise korral täiendatakse üldise tõlkemälu sisu.

Tõlgete vastuvõtmisel (kui tellija on tellimuse aktsepteerinud) saadetakse teavitus sisutoimetajale, et uus tõlge on valminud.

Sisutoimetaja peab saama:

• vaadata, mis valdkonnaga on uus tõlgitud tellimus seotud;

• millised masintõlkemootorid on keskkonnaga liidestatud;

• suunata tõlgitud tellimus valitud masintõlkemootorile;

• täiendada/muuta tõlgitud tellimuse sisu;

• loobuda tõlgitud tellimuse suunamisest masintõlkemootorile, lisades põhjuse, miks on loobutud.

Avaandmete avalikustamisel peab olema võimalik:

• valida objekt, mille andmeid soovitakse avaandmete portaalis avaldada;

• lisada valitud objektile metaandmeid. Kohustuslikud ja võimalikud metaandmed on kirjeldatud siin: Teabevärav (eesti.ee).